กฎหมายบันทึกเสียงในสหรัฐฯ: ต้องขอความยินยอมทุกฝ่ายไหม?

การบันทึกประชุมในสหรัฐอเมริกาขึ้นอยู่กับกฎหมายรัฐบาลกลาง กฎหมายรัฐ ที่ตั้งของผู้ร่วมสนทนา และรูปแบบการสื่อสาร กฎหมายรัฐบาลกลางมีข้อยกเว้นสำหรับความยินยอมฝ่ายเดียวตามเงื่อนไข บางรัฐใช้ข้อกำหนดเพิ่มสำหรับโทรศัพท์ การสื่อสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือการคุยต่อหน้า สายที่มีผู้ร่วมจากหลายรัฐหรือหลายประเทศต้องพิจารณาเขตอำนาจด้วย

คู่มือนี้อธิบายกฎทั่วไป กฎหมายและการตีความของศาลเปลี่ยนได้ ก่อนตัดสินใจบันทึกหรือตั้งนโยบาย ให้ผู้เชี่ยวชาญกฎหมายในพื้นที่ตรวจข้อเท็จจริงและกฎหมายที่ใช้

ประเด็นสำคัญ

• กฎหมายรัฐบาลกลางมีข้อยกเว้นสำหรับความยินยอมฝ่ายเดียวตามเงื่อนไข ส่วนรัฐอาจกำหนดเข้มกว่า
• หลายรัฐและเขตโคลัมเบียมีข้อยกเว้นเมื่อผู้ร่วมสนทนาให้ความยินยอม ขอบเขตขึ้นอยู่กับนิยามการสื่อสารและพฤติการณ์
• รัฐที่ควรตรวจข้อกำหนดเรื่องความยินยอมหรือการแจ้งทุกฝ่ายเป็นพิเศษ ได้แก่ แคลิฟอร์เนีย ฟลอริดา อิลลินอยส์ แมริแลนด์ แมสซาชูเซตส์ มอนแทนา นิวแฮมป์เชียร์ เพนซิลเวเนีย และวอชิงตัน กฎของแต่ละรัฐมีขอบเขตและข้อยกเว้นต่างกัน
• คอนเนตทิคัต เดลาแวร์ ฮาวาย เมน และออริกอนมีบทบัญญัติที่ต้องแยกตามประเภทของการสื่อสาร สถานที่ หรือข้อยกเว้น
• ในมิชิแกน คำพิพากษา Sullivan v. Gray แยกการบันทึกโดยผู้ร่วมสนทนาจากการดักฟังโดยบุคคลภายนอกตามบทบัญญัติที่พิจารณา ให้ตรวจว่าคดีและกฎหมายฉบับใดใช้กับสถานการณ์จริง
• เมื่อมีผู้ร่วมจากหลายรัฐ การแจ้งและขอความยินยอมจากทุกคนล่วงหน้าเป็นนโยบายลดความเสี่ยง แต่กฎหมายที่ใช้จริงขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริงของแต่ละกรณี
• นอกสหรัฐฯ ต้องตรวจเรื่องความเป็นส่วนตัว การคุ้มครองข้อมูล ความโปร่งใส และระยะเก็บรักษาแยกจากการขอความยินยอม

ความยินยอมฝ่ายเดียวกับความยินยอมทุกฝ่ายต่างกันอย่างไร?

ความยินยอมฝ่ายเดียวโดยทั่วไปคือผู้ร่วมสนทนาอย่างน้อยหนึ่งคนตกลงให้บันทึก ตาม 18 U.S.C. § 2511(2)(d) ผู้บันทึกที่ร่วมสนทนาเองหรือได้รับความยินยอมล่วงหน้าจากผู้ร่วมคนหนึ่งอาจเข้าเงื่อนไขข้อยกเว้นกฎหมายรัฐบาลกลาง ข้อยกเว้นนี้ใช้ไม่ได้หากมีวัตถุประสงค์เพื่อกระทำความผิดอาญาหรือละเมิด และกฎหมายรัฐอาจกำหนดเข้มกว่า

คำว่า “ความยินยอมทุกฝ่าย” หรือ all-party consent หมายถึงต้องได้รับความยินยอมจากผู้ร่วมสนทนาที่กฎหมายคุ้มครองทุกคนตามเงื่อนไขของกฎนั้น แม้ใช้ชื่อ two-party consent ก็อาจครอบคลุมทุกคนในสายที่มีมากกว่าสองคน บางรัฐกำหนดการแจ้งหรือการรับรู้ด้วยถ้อยคำและข้อยกเว้นของตน

คำถามว่าบันทึกสายโดยไม่มีความยินยอมได้ไหมจึงต้องดูเขตอำนาจและประเภทการสื่อสาร รวมถึงกฎแจ้งหรือขอความยินยอมที่ใช้กับสายนั้น

ตัวอย่างสำหรับดูความต่างของกฎ

เงื่อนไขขึ้นอยู่กับประเภทการสื่อสาร

ฟลอริดามีข้อยกเว้นให้ดักรับการสื่อสารเมื่อทุกฝ่ายให้ความยินยอมล่วงหน้าตาม § 934.03(2)(d) เนวาดาแยกการดักรับการสื่อสารผ่านสายตาม NRS 200.620 จากการบันทึกบทสนทนาส่วนตัวตาม NRS 200.650 ให้ตรวจตัวบทและคำพิพากษาตามประเภทการบันทึกก่อนใช้

กฎการบันทึกเสียงของรัฐต่าง ๆ ในสหรัฐฯ

กฎหมายรัฐอาจใช้ต่างกันสำหรับโทรศัพท์ การสื่อสารอิเล็กทรอนิกส์ และการคุยต่อหน้า ต้องดูความเป็นส่วนตัวของการสื่อสาร วิธีบันทึก และคำพิพากษาที่ตีความตัวบทด้วย

ตัวอย่างรัฐที่ต้องตรวจข้อกำหนดสำหรับทุกฝ่าย

รัฐที่ยกไว้ด้านล่างมีเงื่อนไขที่เกี่ยวกับความยินยอม การแจ้ง หรือการรับรู้ของผู้ร่วมสนทนาตามประเภทการสื่อสาร ให้ตรวจแต่ละรัฐก่อนใช้

• แคลิฟอร์เนีย
• ฟลอริดา
• อิลลินอยส์
• แมริแลนด์
• แมสซาชูเซตส์
• มอนแทนา
• นิวแฮมป์เชียร์
• เพนซิลเวเนีย
• วอชิงตัน

รัฐที่มีกฎต่างกันตามสถานการณ์

ตัวอย่างต่อไปนี้แสดงว่าข้อกำหนดเปลี่ยนตามวิธีสื่อสาร สถานที่ หรือการตีความตัวบทของศาล

• คอนเนตทิคัต กฎหมายแพ่ง § 52-570d กำหนดวิธีบันทึกการสนทนาทางโทรศัพท์ส่วนตัว รวมถึงความยินยอมล่วงหน้า การแจ้งด้วยวาจาที่อยู่ในไฟล์ หรือสัญญาณตามเงื่อนไข ส่วนกฎหมายอาญาเกี่ยวกับการดักฟังมีนิยามแยก
• เดลาแวร์ ตรวจทั้งบทความเป็นส่วนตัว § 1335 และบทดักรับการสื่อสารที่เกี่ยวข้อง ขอบเขตของข้อยกเว้นขึ้นอยู่กับประเภทการดักรับและสถานที่
• ฮาวาย § 711-1111 แยกการดักรับข้อความส่วนตัวจากการติดตั้งหรือใช้เครื่องบันทึกในพื้นที่ส่วนตัว ซึ่งอาจต้องขออนุญาตผู้มีสิทธิความเป็นส่วนตัวในพื้นที่นั้น
• เมน ตรวจข้อห้ามและข้อยกเว้นของ 15 M.R.S. § 710 ร่วมกับนิยามที่เกี่ยวข้อง โดยเฉพาะถ้าผู้บันทึกไม่ได้ร่วมสนทนาหรือใช้อุปกรณ์ในพื้นที่ส่วนตัว
• มิชิแกน คำพิพากษา Sullivan v. Gray ตีความคำว่า eavesdropping ตามตัวบทที่ใช้ในคดีว่าแยกจากการบันทึกโดยผู้ร่วมสนทนาเอง ตรวจคำพิพากษาและบทอื่นที่อาจใช้กับสถานการณ์ของคุณ
• ออริกอน ORS 165.540 แยกการสื่อสารผ่านโทรคมนาคมจากบทสนทนาต่อหน้า โดยทั่วไปผู้ร่วมการสนทนาต่อหน้าต้องได้รับแจ้งโดยเฉพาะว่ามีการบันทึก และตัวบทมีข้อยกเว้น

หลายรัฐและเขตโคลัมเบียมีข้อยกเว้นที่เกี่ยวกับผู้ร่วมสนทนาหรือความยินยอมฝ่ายเดียว แต่ต้องอ่านนิยาม ขอบเขต และข้อยกเว้นของแต่ละมาตรา

สำหรับสายข้ามรัฐ ให้ตรวจตำแหน่งผู้ร่วมสนทนา ประเภทการสื่อสาร และวิธีบันทึก แผนปฏิบัติที่ลดความเสี่ยงคือปรึกษาผู้เชี่ยวชาญ แจ้งทุกคน และขอความยินยอมที่จำเป็นก่อนเริ่ม

ทำอย่างไรเมื่อผู้ร่วมสนทนาอยู่คนละรัฐ?

ทีมทางไกลมักมีผู้ร่วมจากหลายรัฐ คนโทรอาจอยู่ในรัฐที่ใช้ข้อยกเว้นความยินยอมฝ่ายเดียว ส่วนผู้รับอาจอยู่ในรัฐที่มีกฎให้ทุกฝ่ายตกลง กฎหมายที่ใช้ขึ้นอยู่กับตำแหน่งผู้เข้าร่วมและวิธีบันทึก

ศาลอาจใช้หลักเลือกกฎหมายต่างกันตามกรณี ธุรกิจจึงควรกำหนดขั้นตอนให้แจ้งทุกคนและขอความยินยอมที่จำเป็นล่วงหน้าสำหรับสายข้ามรัฐ

ตัวอย่างการใช้ในงานจริง

• ถ้ามีผู้ร่วมจากรัฐที่กำหนดความยินยอมทุกฝ่าย ให้แจ้งทุกคนและขอความยินยอมที่ต้องใช้ก่อนเริ่มบันทึก หลักเลือกกฎหมายของแต่ละข้อพิพาทอาจต่างกันตามข้อเท็จจริง
• แม้ทุกคนอยู่ในรัฐที่มีกฎความยินยอมฝ่ายเดียว ให้ตรวจว่าผู้บันทึกเป็นผู้ร่วมสนทนาหรือได้รับความยินยอมตามกฎหมายที่ใช้ และมีข้อกำหนดอื่นหรือไม่
• การประชุมข้ามรัฐขนาดใหญ่ควรมีขั้นตอนเรื่องความยินยอมที่ใช้ร่วมกัน เพื่อให้ผู้จัดและผู้เข้าร่วมรู้ว่าจะเกิดอะไรขึ้นก่อนเริ่ม

ทีมขาย ดูแลลูกค้า สรรหา และบริการลูกค้าพบเรื่องนี้บ่อย เช่น พนักงานขายในเท็กซัสโทรหาลูกค้าในวอชิงตัน กฎของสองรัฐต่างกัน ให้ตรวจตัวบทและแจ้งพร้อมขอความยินยอมทุกคนก่อนบันทึกเพื่อลดข้อพิพาท

กฎหมายการบันทึกเสียงนอกสหรัฐฯ

หลายประเทศถือว่าไฟล์เสียงที่ระบุบุคคลได้เป็นข้อมูลส่วนบุคคล ธุรกิจจึงต้องดูฐานการประมวลผล ความโปร่งใส วัตถุประสงค์ การเก็บรักษา และสิทธิความเป็นส่วนตัว นอกเหนือจากข้อกำหนดเรื่องความยินยอม

สหภาพยุโรป

ภายใต้ GDPR การบันทึกเสียงที่ระบุผู้ร่วมสนทนาได้อาจเป็นการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล องค์กรต้องมีฐานตามกฎหมายที่เหมาะสม เช่น ความยินยอม ความจำเป็นตามสัญญา หน้าที่ตามกฎหมาย หรือประโยชน์โดยชอบ ขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริงและเงื่อนไขของแต่ละฐาน

สำหรับประชุมงาน แจ้งว่าจะบันทึก อธิบายวัตถุประสงค์ และให้ข้อมูลความเป็นส่วนตัวที่เกี่ยวข้อง กำหนดระยะเก็บและช่องทางให้ผู้ร่วมสนทนาใช้สิทธิด้านข้อมูล

สหราชอาณาจักร

สหราชอาณาจักรใช้ UK GDPR และ Data Protection Act 2018 การบันทึกประชุมหรือสายงานที่มีข้อมูลส่วนบุคคลต้องมีฐานการประมวลผลและแจ้งให้ชัด ICO แนะนำให้บอกคนที่เกี่ยวข้องว่าเหตุใดจึงติดตามหรือบันทึกสาย และให้ข้อมูลเรื่องการใช้กับการเก็บไฟล์

ความยินยอมเป็นหนึ่งในฐานที่อาจใช้ได้ ขึ้นอยู่กับสถานการณ์และเงื่อนไขตามกฎหมายที่ใช้

ญี่ปุ่น

ญี่ปุ่นใช้กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล APPI การบันทึกประชุมอาจเกี่ยวข้องกับหน้าที่เรื่องข้อมูลส่วนบุคคล โดยเฉพาะเมื่อไฟล์ระบุตัวผู้เข้าร่วมได้

ธุรกิจควรแจ้งว่าจะบันทึกเพื่ออะไรและจัดการข้อมูลอย่างไร แล้วตรวจข้อกำหนดญี่ปุ่นตามข้อเท็จจริงของการบันทึก

เกาหลีใต้

กฎหมายคุ้มครองความลับของการสื่อสารแยกการบันทึกหรือฟังบทสนทนาระหว่างผู้อื่นโดยไม่ได้รับอนุญาตออกจากการบันทึกโดยผู้ร่วมสนทนาเอง ต้องพิจารณาข้อเท็จจริงและบทบัญญัติที่เกี่ยวข้อง

สำหรับประชุมธุรกิจยังต้องตรวจความเป็นส่วนตัว การจัดการข้อมูลส่วนบุคคล และข้อกำหนดการแจ้งก่อนใช้ไฟล์

อินเดีย

อินเดียมีแนวทางเรื่องความเป็นส่วนตัวและการรับฟังหลักฐานตามบริบท คดี R.M. Malkani v. State of Maharashtra พิจารณาการบันทึกสายที่ผู้ร่วมสนทนาอนุญาตและการใช้เป็นหลักฐานในข้อเท็จจริงเฉพาะคดี

สำหรับสายธุรกิจ ให้ตรวจสิทธิความเป็นส่วนตัว กฎหมายคุ้มครองข้อมูล และข้อกำหนดการแจ้งหรือขอความยินยอมที่ใช้ในกรณีนั้น

วิธีเตรียมการบันทึกประชุมตามข้อกำหนด

ก่อนเปิดบันทึก ให้แจ้งผู้ร่วมสนทนาและขอความยินยอมตามที่กฎหมายกำหนด ถ้ากฎที่ใช้ยอมรับการแจ้งหรือการรับทราบ ให้ทำตามวิธีที่กำหนดเพื่อให้ตรวจย้อนหลังได้

ตัวอย่างข้อความสำหรับขออนุญาตก่อนบันทึก

“ก่อนเริ่ม ขอแจ้งว่าจะบันทึกการประชุมนี้เพื่อทำบันทึกและจัดเก็บเอกสาร ทุกคนยินยอมให้บันทึกไหมครับ/คะ?”

สำหรับประชุมงาน ให้กำหนดขั้นตอนที่ทุกคนใช้เหมือนกัน

• แจ้งก่อนเปิดบันทึก อธิบายว่าจะบันทึกและเพราะอะไร ก่อนเริ่มรับหรือจัดเก็บเสียง
• แจ้งเป็นลายลักษณ์อักษร เพิ่มข้อความในคำเชิญหรือแชตเพื่อให้ผู้ร่วมประชุมย้อนดูได้
• ให้เวลาตอบ เปิดโอกาสให้ตกลงหรือคัดค้าน และขอคำตอบอย่างชัดเจนเมื่อกฎหมายหรือนโยบายกำหนด
• กำหนดระยะเก็บไฟล์ เก็บตามระยะที่จำเป็นสำหรับวัตถุประสงค์การบันทึก
• จำกัดการเข้าถึง ให้เฉพาะผู้ที่ต้องใช้ โดยเฉพาะถ้าการประชุมมีข้อมูลส่วนบุคคลหรือข้อมูลอ่อนไหว

JotMe ช่วยอย่างไร?

เมื่อแจ้งและได้รับความยินยอมตามที่ต้องใช้แล้ว JotMe ช่วยบันทึกและถอดเสียงในขั้นตอนเดียว ใช้กับ Zoom, Google Meet, Microsoft Teams และ Discord ได้ตามอุปกรณ์และการตั้งค่าที่รองรับ

ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

ขั้นตอนที่ 1 แจ้งว่าจะบันทึกและอธิบายวัตถุประสงค์ ขอความยินยอมที่จำเป็นก่อนเปิดบันทึก

ขั้นตอนที่ 2 เปิดประชุมและ JotMe เลือกภาษาแล้วเริ่มบันทึกและแปลสดเมื่อดำเนินการเรื่องการอนุญาตครบ

ขั้นตอนที่ 3 ให้ JotMe ถอดเสียงและเก็บไฟล์กับข้อความไว้ด้วยกันตามการตั้งค่าที่เลือก

ขั้นตอนที่ 4 ตรวจข้อความถอดเสียงหลังประชุม ใช้สรุปและบันทึกจาก AI หรือใช้ Ask JotMe ค้นข้อมูลและช่วยร่างข้อความติดตาม

จัดการสิทธิ์เข้าถึงและระยะเก็บตามนโยบายความเป็นส่วนตัวขององค์กร

ทีมใช้ขั้นตอนเดียวกันได้ในหลายแพลตฟอร์มและเก็บไฟล์เสียงคู่กับข้อความถอดเสียง ผู้จัดยังต้องตรวจการแจ้งและการขอความยินยอมตามที่ใช้กับผู้เข้าร่วมและเขตอำนาจของตน

การบันทึกประชุมในที่ทำงานและนโยบายบริษัท

นอกจากกฎความยินยอมแล้ว นายจ้างควรมีนโยบายบันทึกประชุมที่ชัดเจนและแจ้งพนักงานเมื่อมีการบันทึก

• แจ้งพนักงานเป็นลายลักษณ์อักษร ระบุแนวทางในคู่มือพนักงานหรือนโยบายที่ทำงาน และแจ้งอีกครั้งเมื่อจะเริ่มบันทึก
• ตรวจตำแหน่งผู้ร่วมประชุม เมื่อพนักงานเข้าจากหลายรัฐหรือประเทศ อาจมีกฎหมายหลายเขตอำนาจที่ต้องพิจารณา
• ตรวจข้อกำหนดในที่ทำงานของสหภาพยุโรป บางกรณีสภาลูกจ้างหรือตัวแทนพนักงานอาจมีสิทธิได้รับการปรึกษาเรื่องการติดตามและบันทึก
• คุ้มครองไฟล์ที่มีข้อมูลอ่อนไหว ใช้การควบคุมสิทธิ์และการเก็บรักษาที่เหมาะสมสำหรับประเมินผลงาน วินัย หรือการหารือกับฝ่ายบุคคล

หลังตกลงนโยบายแล้ว ให้ตรวจวิธีบันทึกบนแพลตฟอร์มจริง ดูคู่มือ JotMe สำหรับ Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Discord, FaceTime และการโทรผ่าน WhatsApp

คำถามที่พบบ่อย

บันทึกเสียงประชุมโดยไม่แจ้งใครได้ไหม?

ขึ้นอยู่กับกฎหมายที่ใช้กับการสนทนาและวิธีบันทึก บางกรณีกฎหมายยอมให้บันทึกเมื่อผู้ร่วมสนทนาฝ่ายหนึ่งให้ความยินยอม บางกรณีต้องแจ้งหรือขอความยินยอมจากทุกคนก่อน กฎหมายรัฐ นโยบายองค์กร และการคุ้มครองข้อมูลอาจกำหนดเงื่อนไขเพิ่ม การบันทึกโดยไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดอาจมีผลทางแพ่งหรืออาญา

แจ้งด้วยวาจาอย่างเดียวพอไหมในรัฐที่มีกฎขอความยินยอมทุกฝ่าย?

การประกาศชัดเจนอาจตรงตามเงื่อนไขเรื่องการแจ้งในบางกรณี แต่การแจ้งกับการได้รับความยินยอมเป็นคนละขั้นตอน หากต้องขอความยินยอม ให้ผู้ร่วมสนทนามีโอกาสตกลง คัดค้าน หรือเลือกเข้าร่วมโดยไม่บันทึกก่อนเริ่มทำตามนโยบายองค์กรและข้อกำหนดแพลตฟอร์ม

ใช้ไฟล์บันทึกเสียงเป็นหลักฐานในศาลได้ไหม?

ขึ้นอยู่กับกฎหมาย กระบวนการ และคำสั่งศาล การบันทึกที่ได้มาโดยชอบอาจใช้เป็นหลักฐานได้เมื่อเข้าเกณฑ์ ส่วนไฟล์ที่บันทึกผิดกฎหมายอาจถูกตัดออกและทำให้ผู้บันทึกมีความรับผิดเพิ่ม

ถ้ามีคนคัดค้านการบันทึกควรทำอย่างไร?

หยุดหรือยังไม่เริ่มบันทึก แล้วตรวจว่ามีฐานที่อนุญาตให้ดำเนินการหรือไม่ การบันทึกต่อเมื่อมีคนคัดค้านอาจสร้างความเสี่ยงสูงหากกฎหมายกำหนดให้ทุกฝ่ายยินยอม ให้เสนอประชุมต่อโดยไม่บันทึกหรือใช้ทางเลือกตามนโยบายองค์กร

GDPR ห้ามบันทึกเสียงประชุมไหม?

GDPR ไม่ได้ห้ามทุกกรณี แต่เสียงที่ระบุตัวบุคคลได้อาจเป็นข้อมูลส่วนบุคคล ผู้จัดต้องมีฐานการประมวลผลที่เหมาะสม แจ้งวัตถุประสงค์ จำกัดการเข้าถึง และเก็บข้อมูลเท่าที่จำเป็น

บอตประชุมและ AI จดบันทึกต้องขอความยินยอมไหม?

ถ้าเครื่องมือบันทึกเสียงหรือถอดข้อความ อาจอยู่ภายใต้ข้อกำหนดเรื่องบันทึกเสียงและความเป็นส่วนตัว ตรวจว่าต้องแจ้งหรือขอความยินยอมจากใครบ้าง แล้วแจ้งผู้ร่วมสนทนาก่อนเปิดบันทึกหรือถอดเสียง