17 software per gestire eventi in presenza nel 2026

Questa guida confronta 17 software per eventi in presenza nel 2026: Whova, Cvent, EventMobi, Swoogo, Swapcard, Accelevents, Bizzabo, Eventbrite, Ticket Tailor, RSVPify, zkipster, Slido, Mentimeter, Pigeonhole Live, JotMe, Wordly e Interprefy.

Le funzioni vanno da iscrizione, biglietteria e check-in a domande dal pubblico, networking e traduzione. Il confronto indica costi e compiti per aiutarti a scegliere una configurazione adatta anche a eventi fino a 200 persone.

Parti da quello che devono fare organizzatori e partecipanti prima, durante e dopo l’evento.

Punti da ricordare

• Conferenze con app e networking. Whova riunisce iscrizioni, agenda e interazione dei partecipanti.
• Programmi di eventi complessi. Cvent è adatto a registrazione, attività sul posto, integrazioni e report di eventi ricorrenti.
• Biglietteria per eventi pubblici. Eventbrite e Ticket Tailor coprono vendita, conferma e controllo dei biglietti all’ingresso.
• Interazione con il pubblico. Slido, Mentimeter e Pigeonhole Live aggiungono domande, sondaggi e quiz.
• Traduzione in tempo reale. JotMe aggiunge traduzione in diretta tramite schermo, link o QR nelle modalità compatibili. Serve per conferenze, seminari e workshop con più lingue.
• Traduzione automatica per più eventi. JotMe e Wordly offrono sottotitoli e voce tradotta secondo le combinazioni supportate.
• Interpretariato professionale e AI. Interprefy offre entrambe le modalità per eventi multilingue.
• Eventi fino a 200 persone. Puoi abbinare uno strumento per iscrizioni, uno per le domande e, se serve, uno per la traduzione. Prova il passaggio dall’uno all’altro.

Software per eventi in presenza a colpo d’occhio

Prezzi e condizioni. I listini sono stati ricontrollati il 9 novembre 2026. Gli importi pubblicati in USD sono riferimenti. Per l’Italia verifica valuta, IVA, fatturazione, assistenza e costi per biglietto prima di decidere.

Che cosa fa un software per eventi in presenza

Può coprire il sito, le iscrizioni, le mail, il check-in, i badge, il programma, il networking e i report. Un prodotto dedicato può servire per una sola attività, come biglietteria, sondaggi o sottotitoli tradotti.

Se ti servono solo vendita e scansione all’ingresso, parti dalla biglietteria. Se hai più sessioni, sponsor, espositori e appuntamenti fra partecipanti, valuta una piattaforma che condivida dati e attività.

Per un evento in presenza considera cinque tipi di strumenti.

• Piattaforme per eventi. Riuniscono sito, registrazione, agenda, comunicazioni, app, attività sul posto e report.
• Biglietteria e iscrizioni. Gestiscono moduli, pagamenti, capienza, conferme e ingresso.
• Ospiti e accoglienza. Gestiscono inviti, posti, badge, arrivi e iscrizioni sul posto.
• Interazione con il pubblico. Gestisce domande, sondaggi, quiz e valutazioni delle sessioni.
• Accesso linguistico. Comprende sottotitoli, voce tradotta e interpretariato.

Puoi assegnare ogni attività a un modulo o a uno strumento diverso, purché sia chiaro chi gestisce i dati e chi interviene sul posto.

Come sono stati selezionati gli strumenti

Il confronto valuta le attività prima, durante e dopo un evento in presenza, con particolare attenzione a team che organizzano incontri fino a 200 partecipanti.

I criteri sono sette.

1. Funzione principale. Iscrizioni, biglietti, check-in, programma, networking, interazione o traduzione.
2. Uso il giorno dell’evento. Verifica badge, scansione QR, aggiornamenti del programma, comunicazioni e domande dal pubblico.
3. Configurazione. Considera formazione del personale e tempo per preparare l’evento.
4. Accesso dei partecipanti. Controlla se servono app, account, link, codice o attrezzatura.
5. Costo effettivo. Somma quote annuali, tariffe per biglietto, attrezzatura, assistenza e consumi.
6. Dimensioni. Verifica se una piattaforma per più eventi ha senso anche per una sola conferenza.
7. Limiti. Identifica le attività da affidare a un altro strumento.

L’elenco confronta usi diversi. Il punto di partenza è il lavoro da svolgere.

17 software per gestire eventi in presenza

Le schede spiegano come si inserisce ciascuno strumento nel lavoro e quali condizioni verificare.

1. Whova per conferenze con app e networking

Adatto a. Conferenze, fiere e associazioni che vogliono iscrizioni, programma e contatti nella stessa piattaforma.

Whova offre iscrizioni, agenda, comunicazioni, check-in, badge, sondaggi e un’app per l’evento. I partecipanti possono preparare un programma personale, ricevere aggiornamenti e scambiarsi contatti.

Ha senso se l’esperienza dei partecipanti continua oltre l’ingresso. Il costo dipende da dimensione e moduli. Chiedi un preventivo per confrontarlo con una biglietteria più semplice.

Valuta Whova quando app, programma e networking sono centrali. Per sola vendita e scansione, controlla un prodotto dedicato.

2. Cvent per programmi di eventi ricorrenti

Adatto a. Organizzazioni che gestiscono più eventi, iscrizioni articolate, operazioni sul posto e report.

Cvent copre sito, iscrizioni, app, appuntamenti, sondaggi, check-in, badge, ricerca di sedi e report. Può applicare processi comuni a più eventi.

Per un singolo evento di 120 persone, valuta quanto lavoro richiede preparare e usare i moduli. Cvent propone un preventivo secondo servizi e configurazione.

Consideralo se contano processi ripetibili, integrazioni e report. Per un evento occasionale, confronta anche formazione e tempi.

3. EventMobi per app e operazioni modulari

Adatto a. Team che vogliono combinare iscrizioni, app, check-in, badge e interazione scegliendo i moduli necessari.

EventMobi offre siti, iscrizioni, app, stampa di badge, mappe, networking, raccolta di contatti, sondaggi e report.

Il listino distingue i piani per singolo evento da quelli annuali. Chiedi quali funzioni, presenze e servizi sul posto rientrano nell’importo.

Valutalo per conferenze con app, branding e assistenza sul posto.

4. Swoogo per iscrizioni personalizzate e ricorrenti

Adatto a. Team che organizzano più eventi e hanno percorsi di iscrizione diversi per ospiti, staff e sponsor.

Swoogo offre siti, moduli, dati dei partecipanti, integrazioni e modelli riutilizzabili. La logica condizionale può mostrare campi diversi secondo il profilo.

Il piano Professional pubblicato parte da 11.800 USD all’anno. Swoogo presenta prezzi per utenti della piattaforma e opzioni aggiuntive per app e operazioni sul posto.

Confronta il costo sull’intero calendario. Per un evento solo, valuta quanto ti serve la logica avanzata.

5. Swapcard per fiere ed espositori

Adatto a. Fiere, associazioni e conferenze con espositori, sponsor e appuntamenti fra partecipanti.

Swapcard riunisce iscrizioni, app, abbinamento di partecipanti, strumenti per espositori, raccolta di contatti e report.

In fiera, partecipanti ed espositori possono trovare interlocutori pertinenti. L’organizzatore può usare i dati di partecipazione per i report. In un workshop interno quelle funzioni possono servire meno.

Chiedi un preventivo con licenza, volume dei partecipanti e degli espositori, moduli e servizi. Valutalo se networking ed espositori sono centrali.

6. Accelevents per operazioni di conferenza integrate

Adatto a. Conferenze e fiere che vogliono un unico flusso per iscrizioni, ingresso, badge, app ed espositori.

Accelevents collega biglietteria, check-in, stampa badge, programma, relatori, app, contatti degli espositori e report. Verifica che il pacchetto includa le funzioni sul posto che ti servono.

Consideralo quando check-in ed espositori richiedono dati condivisi. Se non ti servono badge e contatti, controlla quante funzioni userai davvero.

7. Bizzabo per programmi di eventi B2B

Adatto a. Aziende che gestiscono più eventi in presenza, online o ibridi con un modello comune per dati e report.

Bizzabo offre iscrizioni, sito, campagne mail, app, assistenza sul posto, networking e analisi. I servizi di check-in e badge possono includere attrezzature e supporto secondo il contratto.

Valutalo per un portafoglio di eventi. Per una sola conferenza con budget limitato, confronta impegno annuale e funzioni effettive.

8. Eventbrite per eventi pubblici con biglietti

Adatto a. Workshop pubblici, corsi, spettacoli ed eventi di comunità che possono beneficiare della visibilità nel marketplace.

Eventbrite consente di pubblicare una pagina, vendere biglietti, inviare comunicazioni e fare il check-in dall’app Organizer. I partecipanti possono trovare l’evento nel marketplace.

Il listino italiano indica zero commissioni per eventi gratuiti. Per biglietti a pagamento, verifica commissioni di servizio, costi del pagamento e chi li sostiene.

È una scelta per promozione e biglietteria. Per inviti privati, espositori o agende complesse, verifica se serve un altro strumento.

9. Ticket Tailor per biglietteria con costi per biglietto

Adatto a. Organizzatori che vogliono una biglietteria con il proprio marchio, tariffe per biglietto e un’app per il check-in.

Ticket Tailor offre pagine evento, biglietti, domande personalizzate, codici sconto, fasce orarie, posti e controllo all’ingresso. Il costo della piattaforma si basa sui biglietti. I pagamenti hanno costi separati e la quota gratuita segue condizioni.

Verifica tariffa per il tuo volume, modalità prepagata o a consumo e accredito del gestore di pagamento.

Se la sala richiede domande moderate o traduzione, aggiungi uno strumento per quell’attività.

10. RSVPify per iscrizioni private e personalizzate

Adatto a. Eventi aziendali, cene, incontri su invito e organizzatori che vogliono controllare l’elenco degli ospiti.

RSVPify include moduli, inviti, biglietteria, elenchi, comunicazioni, posti e check-in. Puoi chiedere informazioni utili, come preferenze per il pasto, e distinguere le iscrizioni su invito.

C’è un piano gratuito per usi semplici. I piani a pagamento variano per personalizzazione, report e biglietteria. Stima le commissioni sul prezzo e sul numero di biglietti.

È adatto se vuoi un’iscrizione privata senza gestire una piattaforma per conferenze con più percorsi.

11. zkipster per liste ospiti e accoglienza

Adatto a. Lanci, serate di gala, eventi VIP e incontri su invito in cui conta l’arrivo.

zkipster gestisce liste, inviti, comunicazioni, posti, pagamenti e check-in. Le modalità con QR e senza connessione dipendono dalla configurazione. Verifica la sincronizzazione quando torna la rete.

Valutalo per riconoscere gli ospiti e assegnare i posti. Per agenda, sondaggi o traduzione, verifica altri strumenti.

Il prezzo dipende da piano e servizi. Chiedi un preventivo e confrontalo con il volume e le esigenze dell’ingresso.

12. Slido per domande e sondaggi in diretta

Adatto a. Presentazioni, panel, assemblee e workshop che vogliono domande e sondaggi senza un’app completa.

Slido offre domande, sondaggi, quiz, nuvole di parole e moderazione secondo piano. I partecipanti possono entrare dal browser con codice o QR.

Il piano gratuito copre usi di base. Verifica i piani a pagamento per dimensione del pubblico, moderazione, esportazione e licenza per singolo evento.

Slido serve all’interazione durante la sessione. Iscrizioni e ingresso restano nel sistema che gestisce il pubblico.

13. Mentimeter per presentazioni interattive

Adatto a. Workshop, corsi, eventi interni e relatori che vogliono interazione nelle slide.

Mentimeter unisce presentazioni, sondaggi, scale, nuvole di parole, quiz e domande. Il pubblico può accedere tramite codice da un telefono o computer.

Il piano Free ha limiti di partecipazione. I piani a pagamento sono per relatore, con fatturazione annuale, e aggiungono funzioni come esportazione, personalizzazione e collaborazione secondo piano.

Valutalo se l’interazione fa parte della presentazione. Per agenda e networking persistenti, verifica un’app per eventi.

14. Pigeonhole Live per più sessioni moderate

Adatto a. Conferenze, panel e assemblee con domande, sondaggi e moderazione per sessione.

Pigeonhole Live offre domande, sondaggi, quiz, reazioni e agenda. I partecipanti possono entrare tramite QR e i moderatori possono gestire le domande per sessione.

Il piano Starter gratuito permette di provare le funzioni di base. Le opzioni a pagamento variano per pubblico, formato, branding, esportazione e moderazione. 

È uno strumento per la partecipazione. Mantieni iscrizioni, biglietti e check-in nel sistema che li gestisce.

15. JotMe per sottotitoli e voce tradotta

Adatto a. Conferenze, seminari, panel e workshop multilingue in cui i partecipanti devono leggere o ascoltare la traduzione.

Un organizzatore avvia una sessione JotMe per il segnale audio di una sala. La traduzione può comparire su schermo, nel browser tramite link o QR oppure come sottotitoli in un flusso video. Per accedere dal browser non serve un account JotMe.

Per la voce su dispositivi personali, usa cuffie per evitare che il microfono riprenda la traduzione. Un account gestisce una sessione alla volta. Per sale in parallelo prepara un account e un ingresso audio per ogni sessione.

Il menu Condividi traduzione permette di scegliere sottotitoli o voce secondo modalità e lingua.

Il calcolatore per eventi considera organizzatori, ore, modalità e destinatari. I sottotitoli Basic consumano a 1×, Premium Quality a 2× e la voce a 5×. La consegna sui dispositivi moltiplica per i destinatari. Uno schermo condiviso si conteggia per combinazioni di lingue.

Per un evento fino a 200 persone puoi aggiungere il flusso di traduzione a iscrizioni e app esistenti. Prova in sala microfoni, rete, browser e cuffie prima dell’apertura.

16. Wordly per programmi di traduzione automatica

Adatto a. Organizzazioni che vogliono sottotitoli, voce, trascrizioni e riepiloghi per più eventi.

Wordly mostra sottotitoli e audio su telefoni, tablet o computer. In presenza, i partecipanti possono accedere tramite link o QR nelle configurazioni compatibili. Sono disponibili trascrizioni, glossari e opzioni per schermi.

Serve per l’accesso linguistico. Alcuni pacchetti si acquistano online. Verifica ore, numero di partecipanti, supporto e condizioni del preventivo.

Valutalo se usi la traduzione automatica in più eventi. Per un solo incontro, confronta tempi di configurazione e costi totali.

17. Interprefy per interpretariato e traduzione AI

Adatto a. Eventi multilingue che possono richiedere interpreti professionisti, traduzione vocale con AI e sottotitoli.

Interprefy offre interpretariato simultaneo da remoto, traduzione del parlato e sottotitoli. A seconda dell’evento, i partecipanti possono accedere a un canale da app o browser e la regia può fornire l’audio.

Puoi abbinare servizi diversi secondo le sessioni. Se il contenuto richiede valutazione professionale, organizza interpreti con il materiale e le lingue necessarie.

Il prezzo dipende da durata, lingue, servizi e assistenza. Per un piccolo seminario con soli sottotitoli verifica se basta una configurazione più semplice.

Come scegliere il software per un evento fino a 200 persone

Mappa il percorso dal primo invito all’uscita dalla sala. Individua i punti in cui servono dati, persone e attrezzature.

1. Elenca le attività prima di scegliere i prodotti

Considera iscrizioni, pagamenti, promemoria, ingresso, badge, variazioni di programma, domande, traduzione e comunicazioni finali. Segna quali sono indispensabili.

Aggiungi funzioni per espositori, appuntamenti o contatti solo se rientrano nel programma.

2. Decidi se l’evento è pubblico o su invito

Per corsi e spettacoli pubblici può servire un marketplace. Per un incontro aziendale, una cena o un programma VIP, valuta un modulo privato e un elenco controllato.

Controlla l’esperienza dell’ospite: deve poter capire come iscriversi e quali dati gli verranno chiesti.

3. Calcola quante persone arriveranno insieme

Duecento persone distribuite in un’ora richiedono meno postazioni di duecento persone in dieci minuti. Conta ingressi, lettori, staff, badge, iscrizioni sul posto ed eccezioni di pagamento.

Verifica cosa succede se cade il Wi-Fi. Prova il check-in offline e controlla come si sincronizzano le presenze.

4. Riduci i passaggi richiesti al pubblico

Ogni app, account, QR o codice richiede un’azione. Un’app può valere la pena per un programma lungo con aggiornamenti e networking. Per un seminario breve può bastare il browser.

Scrivi le istruzioni prima di comprare. Falle seguire a una persona che non conosce gli strumenti.

5. Pianifica l’accessibilità e le lingue insieme alla regia

Sottotitoli e interpretariato incidono su microfoni, instradamento audio, schermi, segnaletica, dispositivi e cuffie. Stabilisci quante sessioni si svolgono in parallelo.

Per una lingua condivisa, puoi proiettare i sottotitoli. Per lingue diverse, valuta l’accesso dal browser. La guida su come tradurre una conferenza in diretta descrive la preparazione.

Per la voce, usa cuffie e prova il ritorno audio. Per contenuti clinici, legali o diplomatici, valuta interpreti professionisti e la differenza fra interpretazione simultanea e consecutiva.

6. Calcola il costo completo

Somma commissioni, pagamenti, configurazione, app, attrezzatura, badge, lettori, personale, assistenza, imposte e quota di traduzione.

Un abbonamento annuale da 15.000 euro vale 500 euro per evento se organizzi 30 appuntamenti, prima dei costi variabili. Per un solo incontro, il confronto cambia. Usa il volume reale di biglietti e partecipanti.

7. Prova l’intero percorso in sede

Usa rete, computer, microfoni, scanner, proiettore e telefoni effettivi. Verifica anche il percorso dal punto di vista di una persona che non ha mai usato il sistema.

Prepara un elenco ospiti esportato, istruzioni stampate, cavi di riserva, un ingresso audio alternativo e un referente per ogni passaggio essenziale.

Combinazioni di strumenti per eventi in presenza

Assegna a ogni strumento un compito preciso. Stabilisci quale sistema conserva l’elenco ospiti e quali dati devono passare agli altri.

Combinazione 1. Workshop pubblico a pagamento

• Ticket Tailor o Eventbrite per biglietti, capienza, conferme e ingresso.
• Slido per domande e sondaggi.
• JotMe, se serve, per sottotitoli o traduzione da voce a voce.

Mostra i codici e le istruzioni sulla prima slide e all’ingresso. Prova l’accesso prima che inizi la sessione.

Combinazione 2. Evento aziendale privato

• RSVPify per inviti, domande di registrazione e presenze.
• zkipster quando l’accoglienza, i posti o il riconoscimento degli ospiti VIP richiedono strumenti dedicati.
• Mentimeter per presentazioni ed esercizi.
• JotMe per traduzione in diretta da browser o voce secondo configurazione.

RSVPify e zkipster coprono alcune attività comuni. Scegli in base a iscrizioni, posti e controllo all’ingresso.

Combinazione 3. Conferenza con più sessioni

• Whova o EventMobi per iscrizioni, programma, app e networking.
• Pigeonhole Live quando i panel richiedono moderazione o domande distinte per sessione.
• JotMe, Wordly o Interprefy per l’accesso linguistico, secondo pubblico, distribuzione e necessità di interpreti professionisti.

Combinazione 4. Programma aziendale con più eventi

• Cvent, Bizzabo, Swoogo, Swapcard o Accelevents per iscrizioni, operazioni sul posto, espositori e report.
• Slido o Pigeonhole Live se l’interazione integrata non copre il formato delle sessioni.
• Uno strumento per le lingue: JotMe per sottotitoli e voce, Wordly per più eventi con AI o Interprefy quando serve interpretariato con assistenza gestita.

La combinazione deve essere semplice da spiegare, provare e gestire quando cambia qualcosa in sala.

Come collaudare il software prima dell’evento

Completa un’iscrizione, scansiona un biglietto, modifica il programma, invia una domanda, apri i sottotitoli da telefono, prova la voce con cuffie ed esporta i dati necessari. Simula una perdita di rete e fai provare il piano di riserva.

Parti dal percorso dei partecipanti e scegli gli strumenti che coprono i passaggi essenziali. Usa la prova in sala per trovare gli imprevisti prima dell’apertura.

Per sottotitoli o voce, consulta la guida alla configurazione degli eventi e il calcolatore per eventi. Prova la configurazione con l’audio e i telefoni che userai.

Domande frequenti

Quale software scegliere per gestire un evento in presenza?

Whova, EventMobi, Cvent, Swoogo, Swapcard, Accelevents e Bizzabo coprono più fasi dell’evento. Per un piccolo evento pubblico possono bastare Eventbrite o Ticket Tailor. Per un seminario multilingue puoi abbinare la registrazione a uno strumento di traduzione come JotMe.

Esistono software gratuiti per gestire eventi?

Sì. Eventbrite permette di pubblicare eventi gratuiti senza commissioni. Ticket Tailor offre una quota per biglietti gratuiti. Slido, Mentimeter, Pigeonhole Live e RSVPify hanno opzioni gratuite. Verifica limiti, moderazione, esportazione e costi delle transazioni.

Un software per eventi include la biglietteria?

Molte piattaforme includono iscrizioni e biglietti. Gli strumenti per sondaggi, domande e traduzione svolgono compiti diversi. Verifica quale sistema gestisce i dati dei partecipanti, i pagamenti e il controllo degli accessi.

I partecipanti devono scaricare un’app?

Dipende dall’evento e dallo strumento. Un’app può riunire programma, aggiornamenti e contatti. Per una sessione breve, un link o un codice QR può bastare. JotMe permette di condividere la traduzione tramite link o QR senza un account JotMe. Slido e Mentimeter offrono accesso tramite codice.

Quali software traducono dal vivo durante un evento?

JotMe può distribuire sottotitoli o voce tradotta secondo modalità e lingue. Il confronto degli strumenti di traduzione vocale con AI approfondisce le differenze. Wordly offre sottotitoli e audio sui dispositivi. Interprefy propone traduzione automatica e interpretariato professionale. Contano audio, lingue, tipo di contenuto, pubblico e assistenza.

Una sola piattaforma può gestire iscrizioni, interazione e traduzione?

Alcune piattaforme gestiscono bene iscrizioni e interazione. Per la traduzione dal vivo può servire un prodotto dedicato. Anche se c’è un’integrazione, verifica chi gestisce i dati, come arriva l’audio e chi interviene in caso di problemi.