Informativa sulla privacy

Prodotto: applicazione desktop per Mac e Windows

La presente informativa sulla privacy si applica al trattamento delle informazioni personali da parte di JotMe Limited nell’applicazione desktop per Mac e Windows e nell’ambito delle altre offerte online e offline (collettivamente, i «Servizi»).

1. Introduzione

Ci impegniamo a tutelare la privacy degli utenti che accedono ai nostri Servizi tramite le applicazioni desktop per Mac e Windows. La presente informativa sulla privacy descrive come raccogliamo, utilizziamo e proteggiamo i tuoi dati personali. Se utilizzi i nostri Servizi per registrare riunioni o conversazioni che coinvolgono altre persone, spetta a te ottenerne il consenso ove richiesto dalle leggi applicabili. JotMe non si assume alcuna responsabilità per il mancato rispetto da parte degli utenti degli obblighi di legge relativi al consenso alla registrazione.

2. Informazioni che raccogliamo

Raccogliamo informazioni per fornire e migliorare i nostri Servizi. Le informazioni possono comprendere: informazioni sull’utente, indirizzo email, prima lingua, identificativi delle riunioni, sottotitoli, nomi dei partecipanti che intervengono, registrazioni audio e preferenze linguistiche per i servizi di trascrizione e traduzione.

3. Come utilizziamo le informazioni

Utilizziamo le informazioni raccolte per:

- Autenticare gli utenti e personalizzarne l’esperienza.

- Elaborare e mostrare traduzioni e trascrizioni in diretta e fornire risposte in tempo reale alle domande degli utenti tramite la funzione Ask durante le registrazioni.

- Migliorare e mantenere le prestazioni e l’affidabilità dei nostri Servizi.

4. Condivisione e comunicazione dei dati

Non condividiamo i tuoi dati personali con terzi, salvo:

- Quando richiesto dalla legge o da un procedimento legale.

- Per tutelare i diritti, la sicurezza e l’integrità degli utenti e dei nostri Servizi.

5. Sicurezza dei dati

Adottiamo misure di sicurezza conformi agli standard del settore, tra cui cifratura e server sicuri, per proteggere i tuoi dati da accessi non autorizzati, perdite o usi impropri.

6. Modifiche alla presente informativa sulla privacy

Possiamo aggiornare di tanto in tanto la presente informativa sulla privacy. In caso di modifiche significative, ne informeremo gli utenti con modalità adeguate.

7. Contatti

Per domande o dubbi sulla presente informativa sulla privacy, contattaci all’indirizzo:
hey@jotme.io

Prodotto: applicazione mobile

La presente informativa sulla privacy si applica al trattamento delle informazioni personali da parte di JotMe Limited nelle applicazioni mobili per iOS e Android e nell’ambito delle altre offerte online e offline (collettivamente, i «Servizi»).

1. Introduzione

Ci impegniamo a tutelare la privacy degli utenti che accedono ai nostri Servizi tramite l’applicazione mobile JotMe. La presente informativa sulla privacy descrive come raccogliamo, utilizziamo e proteggiamo i tuoi dati personali. Se utilizzi i nostri Servizi in conversazioni che coinvolgono altre persone, spetta a te ottenerne il consenso ove richiesto dalle leggi applicabili. JotMe non si assume alcuna responsabilità per il mancato rispetto da parte degli utenti degli obblighi di legge relativi al consenso alla registrazione o alla trascrizione.

2. Informazioni che raccogliamo

Raccogliamo informazioni per fornire e migliorare i nostri Servizi. Le informazioni possono comprendere:

• Informazioni sull’utente, indirizzo email, prima lingua
• Dati di conversione del parlato in testo per la traduzione in tempo reale e la voce generata dall’IA
• Preferenze linguistiche e impostazioni di utilizzo
• Dati diagnostici e sulle prestazioni dell’applicazione

Disponibile prossimamente:
Una volta introdotte le funzioni facoltative di registrazione e appunti delle riunioni, potranno essere conservati altri dati, come registrazioni audio o trascrizioni. Gli utenti saranno informati via email prima che queste funzioni diventino disponibili.

3. Come utilizziamo le informazioni

Utilizziamo le informazioni raccolte per:

• Autenticare gli utenti e personalizzarne l’esperienza
• Elaborare e mostrare traduzioni in tempo reale e produrre l’uscita vocale con IA
• Migliorare e mantenere le prestazioni e l’affidabilità dei nostri Servizi
• Migliorare le funzioni linguistiche dell’app, ove consentito

Non utilizziamo i dati degli utenti Google o il contenuto delle conversazioni dei clienti per addestrare modelli di intelligenza artificiale o di apprendimento automatico a uso generale.

4. Condivisione e comunicazione dei dati

Non condividiamo i tuoi dati personali con terzi, salvo:

• Quando richiesto dalla legge o da un procedimento legale
• Per tutelare i diritti, la sicurezza e l’integrità degli utenti e dei nostri Servizi

Possiamo avvalerci di sub-responsabili esterni per erogare funzionalità essenziali, ad esempio servizi di elaborazione cloud. Ci rivolgiamo solo a fornitori che adottano pratiche di sicurezza solide e adeguate garanzie contrattuali per proteggere i dati personali.

5. Sicurezza dei dati

Adottiamo misure di sicurezza conformi agli standard del settore, tra cui:

• Cifratura in transito (TLS) e a riposo
• Conservazione sicura e controlli degli accessi
• Monitoraggio dei sistemi per rilevare accessi non autorizzati o abusi

6. Modifiche alla presente informativa sulla privacy

Possiamo aggiornare periodicamente la presente informativa sulla privacy. In caso di modifiche significative, informeremo gli utenti con modalità adeguate, tramite notifiche nell’app o per email.

7. Contatti

Per domande o dubbi sulla presente informativa sulla privacy, contattaci all’indirizzo hey@jotme.io.

Dati: fiducia e sicurezza

In JotMe riteniamo essenziali la trasparenza e la fiducia. Trattiamo le informazioni personali in modo responsabile, le proteggiamo con pratiche di sicurezza conformi agli standard del settore e diamo agli utenti il controllo sui propri dati.

Titolare del trattamento

JotMe Limited è il titolare del trattamento di tutte le informazioni personali trattate attraverso i nostri Servizi.

Denominazione sociale: JotMe Limited

Sede legale: 124 City Road, London, England, EC1V 2NX

Email: hey@jotme.io

Come società con sede nel Regno Unito, operiamo ai sensi della legge britannica sulla protezione dei dati e del regolamento generale dell’Unione europea sulla protezione dei dati (GDPR). Puoi leggere il testo integrale del regolamento qui.

Conformità al GDPR

Allineiamo le nostre pratiche ai principi del GDPR:

- Liceità, correttezza e trasparenza: trattiamo i dati solo con il consenso dell’utente e spieghiamo come vengono utilizzati nella nostra informativa sulla privacy.

- Minimizzazione dei dati: raccogliamo solo quanto necessario, ad esempio audio o testo delle riunioni e dati dell’account utente.

- Limitazione della conservazione: i dati sono conservati solo per il tempo necessario. Consulta più avanti la politica di conservazione.

- Integrità e riservatezza: tutti i dati sono cifrati in transito e a riposo, con rigorosi controlli degli accessi.

- Diritti degli utenti: gli utenti possono richiedere in qualsiasi momento accesso, rettifica, cancellazione o esportazione dei propri dati.

Non utilizziamo i dati degli utenti Google o il contenuto delle riunioni dei clienti per addestrare modelli di intelligenza artificiale o di apprendimento automatico a uso generale.

Politica di conservazione dei dati

Attualmente JotMe conserva i dati degli utenti fino alla ricezione di una richiesta di cancellazione. Chi ha un piano a pagamento può cancellare in qualsiasi momento singole registrazioni di riunioni dal prodotto; è inoltre possibile richiedere la cancellazione completa dell’account, compresi tutti i dati associati. Una volta ricevuta la richiesta di cancellazione, tutti i dati vengono rimossi definitivamente dai nostri sistemi e dalle copie di sicurezza entro 90 giorni.

I token di autorizzazione Google e i dati degli utenti Google memorizzati nella cache vengono cancellati quando l’utente scollega l’integrazione Google o elimina il proprio account JotMe, salvo obblighi di conservazione previsti dalla legge.

In futuro prevediamo di introdurre scadenze automatiche di conservazione, in base a fattori come il piano di abbonamento e il periodo di inattività dell’account. Gli utenti saranno informati via email prima che eventuali modifiche siano applicate al loro account.

Queste pratiche sono allineate al principio di «limitazione della conservazione» del GDPR e assicurano che i dati non siano conservati oltre il tempo necessario alle finalità per cui sono stati raccolti.

Misure di sicurezza

Proteggiamo i dati degli utenti con solide misure tecniche e organizzative:

- Cifratura: tutti i dati sono cifrati sia in transito (TLS) sia a riposo.

- Controllo degli accessi: l’accesso ai dati è limitato al personale autorizzato per assistenza e operazioni.

- Monitoraggio: i sistemi sono monitorati per rilevare accessi non autorizzati e abusi.

- Sub-responsabili del trattamento: selezioniamo con cura fornitori terzi con solide credenziali di sicurezza, ad esempio AWS e OpenAI, che mantengono a loro volta certificazioni come ISO 27001 o SOC 2.

I tuoi diritti

In qualità di utente, il GDPR ti riconosce i seguenti diritti:

- Accesso: richiedere una copia dei dati che conserviamo su di te

- Rettifica: aggiornare o correggere le informazioni inesatte

- Cancellazione: eliminare definitivamente i tuoi dati e il tuo account

- Esportazione: ricevere i tuoi dati in un formato portabile

- Accesso a Google e cancellazione: scollega Google in JotMe o tramite le autorizzazioni dell’account Google e contatta hey@jotme.io per richiedere la cancellazione dei relativi dati degli utenti Google.

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