什麼是混合式會議？主持方式與實用建議

混合會議指的是部分人到同一間會議室，其他人同時從遠端透過視訊或音訊加入。主持人要讓兩邊能參與同一場討論。

現場的人可以聽到低聲插話、看到手勢和白板。線上與會者只能依靠攝影機、麥克風和會議控制，可能漏聽問題或分不清誰在說話。

本文說明如何配置設備、主持兩邊的對話，以及發言語言不一樣時怎麼安排字幕。

重點整理

• 混合會議同時有現場和遠端人員；全線上會議則讓每位參與者透過平台加入。
• 設備要配合房間。小會議室先確保每個座位都在收音和鏡頭範圍內。大會議室可能需要多支麥克風和兩面螢幕。
• 主持時先邀請遠端回應、少做場邊交談、有人看聊天室，並把決議放到兩邊都看得到的地方。
• 語言不同時，可讓大家在自己的裝置讀譯文。JotMe可透過連結或 QR Code 分享即時字幕。

什麼是混合會議？

部分與會者在同一個實體空間，其他人透過視訊或音訊同時加入，就形成混合會議。攝影機、麥克風、螢幕與會議軟體讓兩端互通。

混合會議設備與會議室配置

基本設備包括攝影機、麥克風、喇叭、螢幕和視訊會議軟體。大空間可能還需要控制器、多個鏡頭或收音點。若語言不同，可另外準備即時字幕或翻譯。

• 攝影機　先看取景能不能涵蓋所有座位，再看解析度。坐在最遠的位置，請遠端同事確認能否看清楚你。
• 麥克風　測試桌邊和較遠座位是否收得到。規格再高，收不到人的聲音也沒有幫助。
• 螢幕　將遠端與會者畫面放在鏡頭旁。現場的人看著對方說話時，視線也會較接近鏡頭。
• 由一台裝置處理會議室音訊　現場多台筆電同時開喇叭和麥克風容易有回音。若其他人只是要分享螢幕或用聊天室，關閉其麥克風與喇叭。
• 喇叭　讓所有座位聽得到線上發言，並從遠端測試音量、回音和迴授。

配置提醒　人數只是起點。請依房間形狀、座位距離和隔音實測。

優先採用團隊熟悉的平台。JotMe 可搭配Zoom、Microsoft Teams、Google Meet及Webex使用。先確認裝置音訊和公司權限，讓大家能沿用原來的聊天室和螢幕分享。

如何主持有遠端與會者的混合會議？

線上同事可能少聽到幾句插話、也看不到現場手勢。主持方式要讓他們也有機會接話、提問與確認。

先測好聲音和畫面，再安排兩端的發言順序、重述收不到的問題，並同步記下決議。

步驟一　從遠端視角檢查會議室

坐在離鏡頭最遠的座位試講，請遠端同事說他看得到和聽得到什麼。可把遠端畫面移到鏡頭附近，並只保留一套會議室音訊。

步驟二　開場點名線上與會者

假設五位同事在辦公室，Lizzie 和 Dan 在線上。主持人可先說「等一下先聽線上的同事。現場小聲講的內容，請靠麥克風再說一次。」

步驟三　先邀請遠端回答

現場的人可能很快接話，Dan 還在找解除靜音。可先點名問他，再等幾秒讓他有機會回答。

步驟四　重述麥克風沒有收到的內容

假設 Kyle 在桌邊小聲提問，線上的 Lizzie 和 Dan 只聽到別人回答「好，沒問題」。

回答前先重述：「Kyle 問設計週三能不能交接。如果今天定稿，就可以。」在白板畫圖時，也可以描述畫了什麼並共用原始圖。

步驟五　確認使用第二語言的人跟得上

遠端本來就少了一些現場線索。若再用第二語言跟快速討論，理解會更吃力。

Lizzie 看得懂英文，卻只能在一個小畫面裡看整間會議室。幾個人同時說話，讓她無法辨認講者，會後才私訊確認決議。

可先請同事輪流講，再用 JotMe 等工具提供即時字幕。把 QR Code 顯示在現場螢幕上，讓與會者用手機讀譯文。

Lizzie 可從聊天室開啟同一個連結並選語言。如果關鍵資訊仍不清楚，主持人應停一下讓她確認。

步驟六　把決議念出來，再寫下來

「下週五上線」在跨時區會議裡可能有不同理解。改成念出完整日期、時區和負責人，例如「9 月 18 日星期五上線，由 Sam 負責」，並寫到共用投影片。

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會後可以請 JotMe 根據筆記擬一封後續信，核對負責人和期限後，再分享給線上與現場成員。

JotMe 在混合會議中怎麼用？

JotMe 的即時翻譯能產生字幕，透過網址或 QR Code 分享，並在會後產生可覆核的筆記。請用實際參與者的語言和設備試跑。

如何為混合會議設定 JotMe？

以下是混合會議的JotMe 使用方式。

步驟一　選擇裝置

會議室可在 Mac 或 Windows 執行桌面版；面對面短談可用 iPhone 或 Android 版。

在會議室的主電腦開啟 JotMe 及視訊會議。其他筆電可用於聊天室或簡報，請關閉多餘的麥克風和喇叭。

步驟二　設定語言並開始

選發言和翻譯語言。會前查看JotMe 語言支援清單，確認英日、英韓等語言方向，以及字幕與語音各自支援的模式。

例如對日本供應商簡報時，若講者說英文，可把翻譯語言設日文。韓國合作夥伴參與時則可選韓文，並測對方提問的反向語言。

步驟三　依會議室選輸出方式

JotMe 支援即時轉錄與字幕、語音翻譯、分享翻譯、上傳檔案翻譯及選擇會議筆記語言。按場地與聽眾需求使用。

步驟四　分享網址或 QR Code

在分享翻譯可按模式選字幕或語音。用連結或代碼給來賓，或者把字幕加在視訊畫面上。將 QR Code 投到現場螢幕，網址貼進聊天室，再測試不同裝置是否看得到。

步驟五　分享核對後的會議筆記

錄音結束後，JotMe 可產生AI 會議筆記。在原測試中，筆記整理出與會者名單和後續安排，並摘要了來訪夥伴 Rita 對整合行銷的提問。寄出前請核對姓名、負責人和期限。

原文測試方式

在 Mac 使用 JotMe 桌面版模擬會議室對話，把翻譯分享給另一台裝置，再檢查生成的會後筆記。

混合會議及活動的準備重點

先決定是否需要混合形式、提早發議程和資料、分配角色，再用正式活動會用的設備排練。

• 確認為何要採混合形式。若需要現場操作或部分人能到場，混合會議有其用途。如果線上或非同步也能達成目標，可簡化形式。
• 議程寫明要決定什麼。例如「決定活動預算是否減少 10%」比只寫「第三季預算」容易準備。
• 安排四種角色。主持人管理發言，設備負責人監看收音及畫面，聊天室負責人轉達線上問題，紀錄人確認決議及待辦。
• 用一份共用紀錄。現場和線上都以同一份文件或AI 會議筆記為基礎，確認權限和定稿。
• 詢問遠端與會者的體驗。開過幾場後，請他們指出哪裡聽不清、看不到或插不上話，再調整設備和主持方式。
• 長場次安排休息。美國NIH 審查會議調查顯示，混合同儕審查場次的注意力自評，現場與會者平均 8.55 分，遠端平均 8.02 分，差異不大。可依會議長度安排休息及提問時間。

現場與會者的混合會議禮節

• 靠近麥克風發言。轉身或背向收音設備時，線上與會者可能聽不到。
• 說清楚你指的是什麼。例如「第三欄標示第三季營收」，並同步共用檔案或畫面。
• 與遠端同事對話時朝鏡頭。把遠端畫面放在鏡頭附近，方便對話和眼神交流。

遠端與會者的混合會議禮節

• 不發言時保持靜音。減少鍵盤和背景聲透過會議室喇叭放大。
• 用舉手或聊天室示意。若場合適合，可開啟攝影機，並讓主持人知道你想接話。
• 沒聽清楚就提出來。早點請講者重述，可避免帶著錯誤理解走完整場。

混合會議與活動檢查清單

會前確認人員、語言和設備；會中維持兩邊參與並記下決議；會後核對分工、發送筆記和檢查問題。

會前

• 確認誰在現場、誰在線上及需要哪些語言。依此準備字幕或翻譯。
• 發送議程及資料，說明會議目標和需要做的決定。
• 從兩端測攝影機和麥克風。請坐最遠的人試講，由線上同事確認。
• 用真實發言測字幕及翻譯。確認 QR Code 和連結在手機與電腦都能開啟。
• 分配角色，只留一套會議室音訊。安排主持、設備、聊天室及紀錄負責人，其他裝置關閉收音和喇叭。

會中

• 開場點名現場與遠端，先邀遠端發言。給線上與會者時間解除靜音和回應。
• 讓字幕或翻譯維持可用。如有中斷，說明恢復方式或提供備援。
• 請發言者先說姓名，並留意聊天室。把重要訊息念出來，留時間回答線上問題。
• 口頭確認並寫下決議。寫清日期、負責人和重要數字。

會後

• 在核對後儘快分享摘要和待辦。
• 按團隊需要分享語言版本。確認收件者有權限，並能讀懂決議。
• 向遠端同事收集回饋。問他們是否有機會參與，並記下收音或字幕問題。

下一場混合會議怎麼準備？

用能涵蓋會議室的設備、兼顧兩端的主持流程和共用的決議紀錄，讓線上與會者也知道進度。語言不同時，加上適合的字幕或語音。

可以先做到以下五件事。

• 從兩端試收音，包括最遠的座位。
• 先請線上的人回應，並留時間接話。
• 讓兩邊都能看字幕，有需要時提供相應語言。
• 口頭與書面確認決議，寫下日期、期限和數字。
• 會後分享核對過的筆記，提供團隊需要的語言版本。

下次開多語混合會議，可以用 JotMe 試即時翻譯和來賓字幕。先測收音、分享網址或 QR Code，會後再檢查筆記。

常見問題

混合會議怎麼進行？

部分人到實體會議室，其他人透過視訊或音訊同步參與。會議室用攝影機和麥克風讓線上的人看得到發言者、聽得清楚，也用喇叭及螢幕把遠端發言帶回現場。

混合會議怎麼開才有效？

先測雙向收音、準備議程，並安排主持人照顧線上和現場的發言機會。決議與待辦同步寫到共用文件，讓各地與會者看到同一份紀錄。

哪些情況適合改成全線上或非同步？

大部分人都在線上、工作主要靠共同編輯文件，或同處一室沒有明確幫助時，可以考慮全線上。若不必當下交換意見，可先用文件或訊息收集回覆。

混合會議和全線上會議有何差別？

全線上會議的每位與會者都透過平台加入。混合會議還要讓現場的收音、畫面、白板和發言順序也對線上與會者可用。

混合會議常遇到哪些問題？

線上與會者可能聽不到小聲發言、看不清白板、難以辨認講者，或在現場快速接話時插不進去。兩邊使用的語言不同，也會讓理解更困難。可依下表安排收音、發言順序和資訊共享。

怎麼讓現場與線上與會者都看得到即時翻譯？

主持人可在 JotMe 選發言及翻譯語言，啟動後共用網址或 QR Code。現場可以掃碼，線上可以從聊天室開啟。請先以來賓裝置測試字幕或譯音、權限及使用額度。

混合會議怎麼把英文即時翻成日文？

把英文設為發言語言、日文設為翻譯語言。分享連結後，日語與會者可在自己的裝置讀取英翻日即時字幕。若會議有日語發言，可測日翻英，會後依設定查看日文逐字稿和英文譯文。

JotMe 可以做西班牙語和英語的即時語音翻譯嗎？

JotMe 支援西語翻英語及英語翻西語即時字幕。符合模式的語言可使用語音翻譯，先測語言變體、收音、輸出裝置及用量。