เรื่องเล่าถอดเสียงสด JotMe กับความร่วมมือสหพันธ์กีฬายุโรป

‍สรุปกรณีศึกษา การถอดเสียงประชุมตุรกี–อังกฤษในงานประสานงานกีฬายุโรป

• สมาคมโกะตุรกีประสานงานกับผู้ร่วมงานในยุโรปผ่านการประชุมที่สลับภาษาตุรกีและอังกฤษ ทำให้จดมติและผู้รับผิดชอบได้ยาก
• สมาคมต้องการบทถอดเสียงที่เปิดอ่านได้ระหว่างประชุมและใช้ทวนบันทึกหลังวางสาย
• สมาคมเลือกทดลอง JotMe เพราะใช้ควบคู่กับการประชุมออนไลน์ได้โดยไม่เพิ่มบอต และรองรับการทำงานกับคู่ภาษาที่ใช้ในกรณีศึกษา
• ตามที่สมาคมเล่า บทถอดเสียงช่วยจัดทำเอกสาร ลดการตามถามบางประเด็น และให้ผู้เข้าร่วมย้อนดูสิ่งที่ฟังไม่ทัน

ทำไมสมาคมโกะตุรกีจึงต้องการถอดเสียงประชุมตุรกี–อังกฤษ?

สมาคมโกะตุรกี ต้องการวิธีบันทึกการประชุมหลังพบว่าการจดด้วยมือเก็บรายละเอียดได้ไม่ครบ ในการทำงานร่วมกับสหพันธ์โกะแห่งยุโรป สมาคมประชุมออนไลน์เป็นภาษาตุรกีและอังกฤษและต้องเก็บมติไว้ใช้ประสานงานต่อ

สมาคมพิจารณาข้อจำกัดจากงานจริงหลายข้อ

• ผู้พูดสลับระหว่างตุรกีกับอังกฤษ ทำให้จดมติและผู้รับผิดชอบได้ไม่ครบในบางช่วง
• สมาคมระบุว่ามีเวลาประชุมประมาณ 500 นาทีต่อเดือน จึงต้องการขั้นตอนถอดเสียงที่ใช้ซ้ำได้
• องค์กรไม่แสวงหากำไรต้องเลือกวิธีที่อยู่ในงบและใช้ได้ต่อเนื่อง
• ต้องการบทถอดเสียงสำหรับร่างเอกสารและทวนการตัดสินใจกับสมาชิกและคู่ค้า
  

หลังทดสอบกับการประชุมจริง สมาคมรายงานว่า JotMe ช่วยถอดเสียงได้เหมาะกับงาน และนำมาใช้กับขั้นตอนประชุมที่มีอยู่ได้

การประชุมหลายภาษาในสหพันธ์กีฬายุโรปติดขัดตรงไหน?

ผู้เข้าร่วมของ สหพันธ์กีฬาในยุโรป ใช้ภาษาต่างกันและคุ้นกับรูปแบบการประชุมไม่เหมือนกัน เมื่อคุยเรื่องปฏิทินการแข่งขัน นโยบาย หรือการประสานงานสมาชิก ข้อมูลหลายอย่างต้องทวนให้ตรงกัน

ปัญหาที่สมาคมพบมีตั้งแต่การตามบทสนทนาไปจนถึงการทวนงานรอบถัดไป

• ตามเนื้อหาระหว่างคุย เมื่อเปลี่ยนภาษาหรือพูดเร็ว ผู้เข้าร่วมอาจพลาดรายละเอียดหรือสิ่งที่ตกลงกัน
• บันทึกให้สม่ำเสมอ บันทึกย่อของแต่ละคนอาจเก็บมติและผู้รับงานได้ต่างกัน
• เปิดให้ทุกคนมีส่วนร่วม ผู้ที่ไม่ได้ใช้ภาษานั้นเป็นภาษาแรกอาจต้องใช้เวลาตรวจว่าฟังถูกก่อนตอบ
• รักษาความต่อเนื่อง หากบันทึกรอบก่อนขาดรายละเอียด ทีมต้องกลับมาคุยเรื่องเดิมในการประชุมครั้งถัดไป

เมื่อบันทึกทวนได้ง่าย ทีมมีจุดอ้างอิงร่วมก่อนเปลี่ยนไปคุยงานถัดไป

สมาคมโกะตุรกีจัดการประชุมหลายภาษาอย่างไร?

สมาคมโกะตุรกีจัดประชุมออนไลน์กับผู้ร่วมงานของสหพันธ์โกะแห่งยุโรปและเครือข่ายในตุรกี โดยสลับภาษาตามผู้เข้าร่วมและหัวข้อ สมาคมต้องการวิธีเก็บข้อความจากการประชุมเพื่อร่างเอกสารอย่างสม่ำเสมอ

รูปแบบการใช้งานที่สมาคมเล่ามีดังนี้

• รูปแบบประชุม ประชุมออนไลน์เป็นภาษาตุรกีและอังกฤษ
• เวลาประชุมต่อเดือน ประมาณ 500 นาทีตามที่สมาคมรายงาน
• บัญชีที่ใช้ ใช้บัญชีหลักหนึ่งบัญชี และอาจเพิ่มภายหลังหากจำเป็น

สมาคมทดลอง การถอดเสียงแบบเรียลไทม์ จากสายที่มีการสลับภาษา และใช้บทถอดเสียงช่วยทวนมติและงานติดตามผล ประสบการณ์นี้เป็นข้อมูลจากการใช้งานของสมาคม ควรลองคู่ภาษาและโหมดจริงกับทีมของคุณก่อนนำไปใช้

นำการถอดเสียงแบบเรียลไทม์มาใช้ในประชุมอย่างไร?

สมาคมเปิดประชุมออนไลน์และใช้ JotMe บนเดสก์ท็อปรับเสียงไปพร้อมกับสาย หากกำลังเลือกวิธี ให้เปรียบเทียบกับ การถอดเสียงใน Zoom แล้วตรวจว่าบทถอดเสียงและคำแปลที่ต้องการเก็บได้อย่างไร

ขั้นตอนที่ 1 เริ่มการประชุมออนไลน์

เปิด Zoom หรือแพลตฟอร์มที่องค์กรใช้ และแจ้งผู้เข้าร่วมว่ามีการถอดเสียงหรือบันทึกก่อนเริ่มตามขั้นตอนของทีม

ขั้นตอนที่ 2 เปิดการถอดเสียง

เปิด JotMe บนเดสก์ท็อป เลือกไมโครโฟนและเสียงจากระบบ แล้วเลือกโหมดและภาษาที่พูด หากต้องการคำแปล ให้เลือกภาษาปลายทางแยกต่างหากก่อนเริ่ม

ขั้นตอนที่ 3 ติดตามข้อความระหว่างสนทนา

ระหว่างที่ผู้พูดสลับภาษาตุรกีและอังกฤษ ให้ตรวจว่าข้อความขึ้นตามภาษาที่เลือก ใช้บทถอดเสียงช่วยหาชื่อ วันที่ มติ และผู้รับผิดชอบ

ขั้นตอนที่ 4 ทวนประเด็นระหว่างประชุม

เมื่อชื่อหรือศัพท์ไม่ชัด ใช้ข้อความช่วยย้อนดู หากยังไม่แน่ใจว่าคู่สนทนาตกลงอะไร ให้ถามยืนยันในสาย

ขั้นตอนที่ 5 ใช้บทถอดเสียงหลังประชุม

เมื่อเปิดเก็บเซสชัน ให้ใช้บทถอดเสียงร่างรายงานและรายการติดตามงาน แล้วให้ผู้รับผิดชอบทวนมติและกำหนดสิทธิ์เข้าถึงก่อนแชร์

แอป JotMe สำหรับ Android และ iOS ใช้ไมโครโฟนรับเสียงสำหรับการคุยต่อหน้า เช่น การประสานงานหน้างานแข่งขัน หากต้องการเก็บบทถอดเสียงจากการประชุมออนไลน์ ให้ตั้งค่าและตรวจการบันทึกบนเดสก์ท็อป

การถอดเสียงสดช่วยการทำงานร่วมกันอย่างไร?

บทถอดเสียงช่วยให้ผู้เข้าร่วมย้อนตรวจสิ่งที่ได้ยินในช่วงที่สลับภาษา และมีข้อมูลตั้งต้นสำหรับทวนงานหลังประชุม

สมาคมให้ความสำคัญกับความโปร่งใส การเข้าถึง และเวลาที่ใช้ทำเอกสาร ผลที่เล่าเป็นประสบการณ์ของสมาคมจากการใช้บทถอดเสียงในงานประจำ

ทำงานร่วมกันและติดตามผลได้ง่ายขึ้น

คนที่ได้ยินข้อสรุปต่างกันสามารถกลับไปดูข้อความช่วงเดียวกันได้ จากนั้นให้ผู้พูดหรือผู้รับผิดชอบยืนยันสิ่งที่จะทำต่อ

กรณีศึกษาระบุประโยชน์ในงานประสานงาน เช่น

• ทวนมติและรายการงานที่ต้องทำหลังประชุม
• ลดการกลับมาถามรายละเอียดที่มีอยู่ในบทถอดเสียง
• ต่อเนื่องกับมติจากการประชุมเดือนก่อน

มีข้อมูลตั้งต้นสำหรับเอกสารทางการ

สมาคมต้องการบันทึกที่ทวนได้เมื่อต้องประสานงานกับสมาชิก คู่ค้า และชมรมท้องถิ่น ควรกำหนดสิทธิ์เข้าถึงและให้ผู้รับผิดชอบอนุมัติเอกสารก่อนนำไปใช้อ้างอิง

ขั้นตอนที่ใช้บทถอดเสียงช่วยให้ทีมทำสิ่งต่อไปนี้ได้

• ย้อนดูการหารือที่นำไปสู่มติ
• จัดเก็บผลการประชุมให้เป็นรูปแบบเดียวกัน
• ร่างรายงานจากข้อความที่บันทึกไว้และตรวจทานกับผู้เข้าร่วม

ช่วยให้ผู้เข้าร่วมที่ใช้คนละภาษาตามทัน

สมาคมระบุว่าคนที่ไม่ได้ใช้ภาษานั้นเป็นภาษาแรกได้ประโยชน์จากการเปิดทวนข้อความ โดยเฉพาะเมื่อมีการสลับภาษากลางประเด็น

บทถอดเสียงช่วยให้ผู้เข้าร่วมทำสิ่งต่อไปนี้ได้

• ย้อนอ่านข้อความที่ฟังไม่ครบ
• ตรวจศัพท์ ชื่อ และมติโดยไม่ต้องขัดจังหวะทุกครั้ง
• ตามบทสนทนาได้มากขึ้นเมื่อมีคนพูดเร็ว

ผลที่สมาคมโกะตุรกี รายงานจากการใช้งาน
สมาคมอธิบายผลที่เห็นจากการใช้ในงานของตนดังนี้

• จัดทำบันทึกและประสานงานหลังประชุมได้สะดวกขึ้น
• ผู้เข้าร่วมที่ใช้คนละภาษามีตัวช่วยทวนสิ่งที่ได้ยิน
• ตรวจรายละเอียดของมติได้จากบันทึกที่เก็บไว้
• ใช้ขั้นตอนเดียวกันกับการประชุมประจำได้

สหพันธ์กีฬาอื่นนำบทเรียนนี้ไปใช้อย่างไร?

เริ่มจากการประชุมที่มีมติหรือเอกสารสำคัญ กำหนดผู้รับผิดชอบตรวจบทถอดเสียง และเทียบผลกับขั้นตอนเดิมก่อนขยายไปการประชุมอื่น

กรณีนี้แสดงวิธีนำบทถอดเสียงมาเป็นส่วนหนึ่งของงานประจำ ตั้งแต่ติดตามระหว่างสายจนถึงร่างรายงานที่ผ่านการตรวจ

บทเรียนที่ 1 กำหนดขั้นตอนทำบันทึกให้ชัด

ระบุว่าใครเปิดถอดเสียง ใครทวนมติ และใครอนุมัติรายงาน เก็บเอกสารที่ตรวจแล้วให้ผู้มีสิทธิ์หาเจอในรอบถัดไป

บทเรียนที่ 2 เริ่มจากการประชุมที่ต้องทวนมติบ่อย

สมาคมเริ่มจากงานประสานงานสองภาษาที่ต้องทำเอกสาร ทางเลือกสำหรับองค์กรอื่นคือประชุมคณะกรรมการ สายประสานงานทางการ หรือการประชุมประจำที่ต้องอ้างอิงมติข้ามรอบ

บทเรียนที่ 3 วัดผลจากงานที่ทีมทำจริง

ลองวัดเวลาร่างรายงาน จำนวนคำถามขอทวนหลังประชุม หรือสัดส่วนงานที่มีผู้รับผิดชอบชัดเจน พร้อมขอความเห็นจากผู้เข้าร่วมที่ใช้ภาษาต่างกัน

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ JotMe สำหรับการประชุมหลายภาษา

JotMe ใช้กับการประชุม Zoom ได้ไหม?

ได้ เปิด JotMe บนเดสก์ท็อประหว่างประชุม Zoom และอนุญาตให้รับเสียงตามการตั้งค่าที่ใช้ ทดสอบเสียงของผู้พูดก่อนเริ่มถอดเสียง

JotMe ส่งบอตเข้าประชุมไหม?

แอปเดสก์ท็อปรับเสียงบนอุปกรณ์โดยไม่เพิ่มบอตเป็นผู้เข้าร่วม แจ้งทีมเมื่อเปิดถอดเสียงหรือบันทึกตามนโยบายของการประชุม

JotMe ใช้กับการประชุมที่สลับภาษาได้ไหม?

ขึ้นอยู่กับโหมดและคู่ภาษา โหมด Premium Quality ถอดเสียงภาษาอังกฤษควบคู่กับภาษาที่รองรับและเลือกไว้ ให้ตรวจภาษาที่ต้องใช้และลองสลับภาษาก่อนประชุมจริง

ใช้บทถอดเสียงทำเอกสารทางการได้ไหม?

ใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงในการร่างรายงานประชุมได้ ผู้รับผิดชอบควรทวนชื่อ วันที่ มติ และผู้รับงานจากต้นฉบับ ก่อนอนุมัติตามขั้นตอนขององค์กร

JotMe เหมาะกับการประชุมคณะกรรมการที่จัดทุกเดือนไหม?

ใช้ขั้นตอนเดียวกันในการเตรียมเสียง ถอดเสียง และทวนมติในแต่ละรอบได้ กำหนดคนตรวจรายงานและสิทธิ์เข้าถึงให้ชัดเพื่อรักษาความต่อเนื่องของเอกสาร