JotMe Chat là ứng dụng chat đa ngôn ngữ giúp cả nhóm nhắn tin bằng ngôn ngữ của mình, trong khi mỗi người đều đọc được toàn bộ cuộc trò chuyện bằng ngôn ngữ của họ. Thay vì phải sao chép tin nhắn sang một công cụ dịch riêng, mỗi người cứ gõ tự nhiên, JotMe lo phần dịch chat thời gian thực cho từng câu trả lời, còn văn bản gốc vẫn luôn hiển thị để bạn đối chiếu.

Dù bạn đang phối hợp với nhà cung cấp ở Seoul, đàm phán với đối tác ở Tokyo, hay quản lý một đội ngũ toàn cầu trải khắp nhiều ngôn ngữ, JotMe vẫn giữ mọi cuộc trò chuyện ở cùng một nơi mà không làm chậm việc trao đổi. Hướng dẫn này chỉ cho bạn cách tạo phòng chat đa ngôn ngữ, mời thành viên và khách, đặt ngôn ngữ cho từng người, chia sẻ tệp và biến cuộc trò chuyện thành biên bản họp do AI tạo.

JotMe Chat là gì?

JotMe Chat là không gian nhắn tin đa ngôn ngữ theo thời gian thực, nơi mỗi thành viên đọc cuộc trò chuyện bằng ngôn ngữ mình chọn. Bạn gõ bằng tiếng của mình, còn JotMe chuyển từng tin nhắn sang ngôn ngữ mà mỗi thành viên khác đã chọn, đồng thời giữ nguyên văn bản gốc hiển thị bên dưới. JotMe hỗ trợ hơn 200 ngôn ngữ, nên hầu hết các đội ngũ làm việc xuyên biên giới đều thấy mọi bên đều được phủ sóng ngay trong một phòng duy nhất.

Dưới đây là cách 3 vai trò được phân định trước khi bạn bắt đầu:

Ai nên vận hành một phòng chat đa ngôn ngữ?

Phòng chat đa ngôn ngữ phù hợp với người quản lý, giám đốc điều hành hay trưởng bộ phận vận hành làm việc bằng tiếng Anh nhưng phải giao dịch với nhà cung cấp, đối tác hoặc khách hàng không nói tiếng Anh, thường là tiếng Hàn, tiếng Nhật hoặc tiếng Trung. Tính năng này xóa bỏ những lần dịch bên lề và những chuỗi email hậu họp vốn thường ngốn hết mấy tiếng đồng hồ sau mỗi cuộc gọi. 

Hơn 1.700 tổ chức đã dùng JotMe để trao đổi xuyên biên giới, và tính năng chat đưa chính những cuộc trò chuyện đó vào một luồng văn bản mà cả nhóm có thể tìm lại về sau. Nếu dự án của bạn chạy qua 2 ngôn ngữ trở lên, mỗi thương vụ một phòng riêng sẽ giúp phần thảo luận, tệp và các quyết định gói gọn ở một chỗ.

Cách thiết lập phòng chat trước một cuộc gọi xuyên biên giới

Bạn tạo một phòng chat JotMe chỉ trong chưa đầy một phút từ tab Chat, đặt tên cho phòng và thêm những người bạn muốn có trong cuộc trò chuyện, kèm theo ngôn ngữ mà mỗi người sẽ đọc.

Bước 1: Mở Chat và bắt đầu một phòng chat mới

Mở tab Chat ở thanh bên trái và nhấp Tạo phòng chat. Ở lần đầu tiên bạn vào, màn hình chính còn hiển thị một bảng hướng dẫn ngắn giải thích tại sao và cách dùng.

Bước 2: Đặt tên phòng và thêm những thành viên đầu tiên

Đặt cho phòng một cái tên rõ ràng, chẳng hạn Nhóm Marketing hay Thương vụ nhà cung cấp Quý 3. Ở mục Mời mọi người, nhập họ tên đầy đủ (mục này không bắt buộc) và địa chỉ email của người bạn muốn có trong phòng, rồi nhấp nút dấu cộng để thêm họ vào danh sách chờ.

Bước 3: Đặt ngôn ngữ mà mỗi người sẽ đọc

Chọn ngôn ngữ mà mỗi người được mời sẽ đọc tin nhắn trong ô Họ sẽ đọc tin nhắn bằng. Danh sách có thể tìm kiếm và bao gồm hơn 200 ngôn ngữ, kể cả các biến thể vùng miền như tiếng Ả Rập (ar-EG) và (ar-DZ). Tiếng Anh là mặc định, nên hãy đổi lại cho bất kỳ ai cần một ngôn ngữ khác.

Bước 4: Tạo phòng và kiểm tra bảng thành viên

Nhấp Tạo. Phòng mở ra với bảng thành viên bên phải liệt kê tất cả mọi người, vai trò và ngôn ngữ của họ. Bạn hiện lên với tư cách chủ phòng, và mỗi người bạn thêm vào sẽ hiển thị là đã tham gia ngay khi họ chấp nhận lời mời.

Mẹo: Hãy xác nhận ngôn ngữ của từng thành viên trong bảng trước khi tin nhắn đầu tiên được gửi đi. Đặt sai mặc định đồng nghĩa với việc ai đó đọc câu mở đầu bằng một ngôn ngữ họ không hiểu.

Đưa nhà cung cấp hoặc đối tác vào phòng chat

Bất kỳ ai bạn mời đều tham gia từ một liên kết trong email, và khách có thể vào mà không cần tạo tài khoản JotMe. Khách chỉ cần đặt tên hiển thị khi vào là đã có thể đọc và gửi tin nhắn ngay, kèm một lời gợi ý tùy chọn để tạo tài khoản hoặc đăng nhập sau.

Một nhà cung cấp ở Seoul chưa từng nghe đến JotMe vẫn có thể chấp nhận lời mời, đặt tên và bắt đầu đàm phán bằng tiếng Hàn, trong khi bạn đọc mọi câu trả lời bằng tiếng Anh. Việc vào phòng mà không cần tài khoản đặc biệt quan trọng với những người bên ngoài công ty, vì nó loại bỏ bước đăng ký vốn thường làm đình trệ cuộc trò chuyện đầu tiên.

Đọc cùng một luồng trò chuyện bằng ngôn ngữ của mỗi người

Ô Xem bằng ở đầu phòng quyết định ngôn ngữ bạn đọc toàn bộ luồng trò chuyện. Mỗi thành viên tự chọn ngôn ngữ của mình, nên cùng một cuộc trò chuyện hiện ra bằng tiếng Hindi với người này và tiếng Anh với người kia, còn văn bản gốc vẫn hiển thị bên dưới mỗi tin nhắn.

Trong phòng Nhóm Marketing, Viraj viết bằng tiếng Hindi, còn Lovely đọc bằng tiếng Anh, trong khi bản gốc tiếng Hindi hiện ngay dưới phần dịch. Sau đó, khi Lovely trả lời bằng tiếng Anh, Viraj đọc bằng tiếng Hindi thông qua dịch từ tiếng Anh sang tiếng Hindi, với bản gốc tiếng Anh vẫn hiển thị bên dưới. Nhờ vậy, cả hai trao đổi trơn tru qua các ngôn ngữ mà vẫn giữ được văn bản gốc để đối chiếu.

Văn bản gốc dưới mỗi tin nhắn chính là phần bảo vệ bạn ở những chi tiết pháp lý và con số. Một mức giá hay điều khoản đã dịch đọc rất trôi chảy, và dòng nguyên bản vẫn nằm ngay đó mỗi khi một con số phải khớp với hợp đồng.

Đổi ngôn ngữ của một thành viên giữa chừng dự án

Bạn có thể đổi ngôn ngữ đọc của bất kỳ thành viên nào từ bảng thành viên vào bất cứ thời điểm nào trong dự án. Mở ô ngôn ngữ của người đó, chọn ngôn ngữ mới và xác nhận thông báo nêu tên thành viên cùng ngôn ngữ đích.

Một khách hàng người Đức tham gia phòng đang đặt tiếng Anh chỉ cách việc đọc mọi thứ bằng tiếng Đức đúng 2 cú nhấp. Bạn đổi ngôn ngữ của họ, xác nhận, và luồng trò chuyện được dựng lại bằng dịch từ tiếng Anh sang tiếng Đức cho họ, trong khi mọi người khác vẫn giữ cách hiển thị của mình.

Chia sẻ hợp đồng và tệp mà không cần rời khỏi phòng chat

Menu dấu cộng trong ô soạn tin đính kèm tệp thẳng vào cuộc trò chuyện, nên hợp đồng, bản trình bày và tài liệu kỹ thuật ở lại đúng luồng với phần thảo luận quanh chúng.

Một đội ngũ bán hàng toàn cầu có thể thả bản nháp hợp đồng vào phòng, để mỗi bên đọc phần thảo luận từng điều khoản bằng ngôn ngữ của mình, rồi đi đến ký kết ngay trong một luồng thay vì một chuỗi email rời rạc. Tệp và quyết định cùng nằm một chỗ, còn văn bản gốc dưới mỗi tin nhắn đã dịch giúp mọi bên đọc đúng cùng những điều khoản.

‍Lưu ý: Hãy giữ mỗi thương vụ một phòng riêng. Khi hợp đồng, lịch sử tệp và biên bản cùng chung một luồng, việc bàn giao cho đồng nghiệp chỉ mất vài giây.

Biến một cuộc gọi đa ngôn ngữ trực tiếp thành biên bản họp chung

Thay vì phải tự tay viết email theo dõi hay dịch bản tóm tắt cuộc họp cho từng bên liên quan, JotMe tự động biến các cuộc trò chuyện đa ngôn ngữ của bạn thành biên bản họp bằng AI. Mọi người tham gia đều có thể xem lại bản tóm tắt bằng ngôn ngữ họ làm việc, giúp dễ dàng thống nhất về các quyết định, đầu việc và bước tiếp theo sau một cuộc thảo luận xuyên biên giới.

Để tạo biên bản họp bằng AI, hãy mở menu + trong phòng chat và chọn tùy chọn biên bản họp. JotMe tạo một bản tóm tắt có cấu trúc bằng bất kỳ ngôn ngữ nào trong 21 ngôn ngữ biên bản họp được hỗ trợ, để mọi người xem lại cùng một cuộc thảo luận mà không cần dịch thêm lần nữa.

Thành viên trong phòng có thể tạo biên bản họp bất cứ khi nào cần. Khách chỉ có thể tạo biên bản họp một lần, và mỗi bản tóm tắt do khách tạo dùng 1 tín dụng AI từ số dư của chủ phòng. Nếu bạn thường xuyên mời khách hàng hoặc nhà cung cấp bên ngoài, hãy để mắt tới mức dùng tín dụng AI, vì biên bản do khách tạo được tính vào tài khoản của chủ phòng.

Cách các đội ngũ toàn cầu tận dụng JotMe Chat

JotMe Chat giúp các đội ngũ đa ngôn ngữ giữ cuộc trò chuyện, tệp và quyết định ở một nơi thay vì phải chuyển qua lại giữa ứng dụng nhắn tin, chuỗi email và công cụ dịch. Dưới đây là một vài cách phổ biến nhất mà các doanh nghiệp sử dụng nó.

• Đàm phán hợp đồng qua nhiều ngôn ngữ: Chia sẻ bản thảo thỏa thuận trong phòng chat, thảo luận từng điều khoản bằng ngôn ngữ ưa thích của mỗi người tham gia, và giữ văn bản cuối cùng trong cùng cuộc trò chuyện để dễ tra cứu.
• Tiếp nhận nhà cung cấp và đối tác quốc tế: Mời liên hệ bên ngoài vào với tư cách khách mà không bắt họ tạo tài khoản. Họ có thể trao đổi bằng tiếng mẹ đẻ ngay từ tin nhắn đầu tiên, còn đội của bạn đọc mọi thứ bằng ngôn ngữ của mình.
• Chia sẻ kết quả cuộc họp nhanh hơn: Tạo biên bản họp bằng AI sau một cuộc thảo luận đa ngôn ngữ để mọi bên liên quan nhận được cùng một bản tóm tắt bằng ngôn ngữ họ hiểu rõ nhất.
• Quản lý các dự án xuyên biên giới trong một không gian làm việc: Giữ tin nhắn, tệp chia sẻ, biên bản họp và quyết định dự án cùng một chỗ trong một phòng chat riêng, giúp bất kỳ ai cũng dễ dàng bắt kịp mà không phải lục tìm qua nhiều chuỗi email.

Bằng cách kết hợp nhắn tin đa ngôn ngữ, chia sẻ tệp và biên bản họp bằng AI trong một không gian làm việc duy nhất, JotMe loại bỏ nhu cầu liên tục chuyển qua lại giữa các công cụ dịch riêng lẻ, ứng dụng nhắn tin và tài liệu theo dõi.

JotMe Chat tốn của bạn bao nhiêu token và tín dụng

JotMe Chat trừ token, và số token đó lấy từ số dư của chủ cuộc trò chuyện. Việc dịch chat không đụng đến số phút dịch của bạn, vốn dành cho âm thanh trực tiếp. Mỗi phòng đều hiển thị bộ đếm token, ví dụ 20.000 token, và thanh bên theo dõi mức dùng gói tổng thể của bạn theo thời gian.

Tín dụng AI là loại riêng biệt, dùng cho tính năng biên bản họp và Hỏi JotMe. Khoản chi chính mà chủ phòng cần để ý là biên bản do khách tạo, vì mỗi khách tạo biên bản họp sẽ tiêu 1 tín dụng AI của bạn. Thành viên tự tạo biên bản và việc nhắn tin hằng ngày giữ cho việc tính toán đơn giản: tin nhắn tiêu token, biên bản tiêu tín dụng, và cả hai đều tính vào tài khoản của chủ phòng.

‍Nhắc nhở: Hãy để ý bộ đếm token trên những luồng dài. Với tư cách chủ phòng, bạn gánh chi phí token cho cả phòng, nên một luồng đa ngôn ngữ hoạt động rất sôi nổi sẽ rút số dư của bạn nhanh hơn một luồng im ắng.

Cần dịch nhanh một đoạn ngoài phòng chat

Với một đoạn văn bản nhanh không thuộc về phòng chat, bạn có thể dịch ngay trên trình duyệt bằng công cụ dịch văn bản miễn phí của JotMe. Đặt ngôn ngữ nguồn và ngôn ngữ đích, ví dụ tiếng Anh sang tiếng Tây Ban Nha, rồi dán tối đa 5.000 ký tự mỗi lần.

‍Dán: Chúng ta có thể chốt hợp đồng trong tuần này không? Và công cụ dịch trả về bản tiếng Tây Ban Nha ¿Podemos finalizar el contrato esta semana? kèm phần giải thích về lựa chọn giọng điệu và ngữ cảnh phía sau. Chính bảng giải thích đó là điều tách JotMe khỏi một công cụ dịch từng chữ, và nó hoạt động trên hơn 39.000 cặp ngôn ngữ.

Mẹo để tận dụng JotMe Chat tối đa

Hãy làm theo những mẹo này để khai thác tối đa JotMe Chat cho việc nhắn tin nhóm đa ngôn ngữ và cộng tác xuyên biên giới.

• Đặt ngôn ngữ cho từng thành viên trước tin nhắn đầu tiên để không ai đọc câu mở đầu bằng ngôn ngữ sai.
• Giữ mỗi thương vụ một phòng riêng để tệp, biên bản và quyết định ở cùng một chỗ khi bàn giao.
• Nhắc khách đặt một tên hiển thị thật khi vào để luồng trò chuyện vẫn dễ đọc sau nhiều tuần.
• Tạo biên bản họp ngay sau cuộc gọi khi ngữ cảnh còn tươi mới.
• Kiểm tra văn bản gốc dưới bất kỳ tin nhắn nào mỗi khi một điều khoản pháp lý hay một con số phải khớp chính xác.
• Theo dõi bộ đếm token trên những luồng bận rộn, vì việc dịch chat được tính vào bạn với tư cách chủ phòng.

Bắt đầu phòng chat đa ngôn ngữ đầu tiên của bạn

JotMe Chat phù hợp với bất kỳ đội ngũ nào chốt thương vụ, tiếp nhận nhà cung cấp hay điều hành dự án qua nhiều ngôn ngữ, và việc thiết lập tốn ít thời gian hơn cả viết tay một email đã dịch. Mở tab Chat, tạo một phòng, mời những người bạn làm việc cùng và đặt ngôn ngữ cho từng người. Với những cuộc gọi diễn ra trước khi chat, hãy kết hợp nó với dịch cuộc gọi thời gian thực để toàn bộ quy trình xuyên biên giới chạy trên một công cụ duy nhất.

Câu hỏi thường gặp

Có phải ai cũng cần tài khoản JotMe để vào phòng chat không?

Không, khách vào từ lời mời qua email mà không cần tạo tài khoản. Khách chỉ cần đặt tên hiển thị khi vào là có thể bắt đầu đọc và gửi tin nhắn ngay, còn việc tạo tài khoản để lại như một bước tùy chọn.

Mỗi thành viên thấy tin nhắn bằng ngôn ngữ nào?

Mỗi thành viên đọc luồng trò chuyện bằng ngôn ngữ được đặt trong ô Xem bằng của họ hoặc ngôn ngữ thành viên của họ. JotMe chuyển từng tin nhắn sang ngôn ngữ đó và giữ nguyên văn bản gốc hiển thị bên dưới.

Tôi có thể đổi ngôn ngữ của ai đó sau khi họ tham gia không?

Có. Mở ô ngôn ngữ của thành viên đó trong bảng thành viên, chọn ngôn ngữ mới và xác nhận thông báo. Luồng trò chuyện được dựng lại bằng ngôn ngữ mới cho thành viên đó, trong khi mọi người khác vẫn giữ cách hiển thị của mình.

JotMe Chat hỗ trợ bao nhiêu ngôn ngữ?

JotMe hỗ trợ hơn 200 ngôn ngữ để dịch trên toàn ứng dụng, kể cả các biến thể vùng miền. Biên bản họp bằng AI có sẵn ở 21 ngôn ngữ.

Khách có thể tạo biên bản họp không?

Có, một lần. Một khách có thể tạo biên bản họp một lần duy nhất từ các ngôn ngữ có sẵn, và mỗi lần khách tạo sẽ tính 1 tín dụng AI vào chủ phòng.

JotMe Chat có dùng số phút dịch của tôi không?

Không, việc dịch chat trừ token từ số dư của chủ cuộc trò chuyện, chứ không phải từ số phút dịch. Số phút dịch trực tiếp dành cho các tính năng âm thanh trực tiếp.

Tin nhắn gốc có luôn hiển thị không?

Có, mỗi tin nhắn đã dịch đều hiển thị văn bản gốc bên dưới, kèm nhãn ngôn ngữ nguồn, chẳng hạn gốc (EN) hoặc gốc (HI), để mọi bên có thể kiểm tra câu chữ chính xác.

‍