Họp hybrid là gì? Cách tổ chức, thiết bị cần có và checklist

Họp hybrid (hybrid meeting) là cuộc họp trong đó một nhóm người ngồi chung một phòng, còn những người khác tham gia cùng lúc qua video hoặc âm thanh. Cả hai nhóm cùng tham gia một cuộc thảo luận trực tiếp, nên căn phòng và màn hình phải vận hành như một cuộc họp duy nhất.

Người trong phòng nghe được những câu nói bên lề và thấy được cử chỉ, nét mặt — những thứ có thể không đến được với người tham dự từ xa. Người tham gia trực tuyến phụ thuộc hoàn toàn vào micro và camera của phòng họp, nên họ dễ bỏ lỡ những câu nói nhỏ, khó nhận ra ai đang nói, hoặc phải thao tác trên nền tảng họp rồi mới lên tiếng được.

Bài viết này hướng dẫn cách thu hẹp khoảng cách đó, và cách xử lý khi người trong phòng và người ở xa không dùng chung tiếng mẹ đẻ.

Tóm tắt nhanh

• Họp hybrid kết hợp người tham dự trực tiếp trong phòng và người tham dự từ xa trong cùng một cuộc trò chuyện. Ở cuộc họp trực tuyến, ai cũng ngồi trước màn hình của riêng mình, nên trải nghiệm của mọi người đồng đều hơn.
• Cách bố trí phòng họp hybrid phụ thuộc vào kích thước phòng. Phòng nhỏ cần một camera và một micro bao quát được mọi chỗ ngồi. Phòng lớn thường cần nhiều micro và hai màn hình.
• Tổ chức cuộc họp hybrid hiệu quả chủ yếu nằm ở thói quen: mời người ở xa phát biểu trước, dừng các cuộc nói chuyện riêng, theo dõi khung chat và ghi quyết định ra chỗ mọi người cùng nhìn thấy.
• Khi người tham dự nói các ngôn ngữ khác nhau, phụ đề trực tiếp được chia sẻ đến thiết bị của từng người sẽ giữ mọi người trong cùng một cuộc trò chuyện. JotMe giúp bạn chia sẻ bản dịch trực tiếp hoặc phụ đề qua đường link hay mã QR.

Họp hybrid là gì?

Họp hybrid là hình thức họp trong đó một số người tham dự trực tiếp tại cùng một phòng, còn những người khác tham gia từ xa qua video hoặc âm thanh. Tất cả cùng tham gia một cuộc trò chuyện trực tiếp, được kết nối với nhau qua camera, micro, màn hình và phần mềm họp.

Thiết bị họp hybrid và cách bố trí phòng họp

Danh sách thiết bị họp hybrid thường gồm camera, micro, loa, màn hình hiển thị và phần mềm họp video. Phòng lớn hơn có thể cần thêm bộ điều khiển phòng họp, hoặc thêm camera và micro. Nếu người tham dự nói các ngôn ngữ khác nhau, bạn có thể cần bổ sung phụ đề trực tiếp hoặc bản dịch để mọi người theo kịp cuộc thảo luận.

• Camera cho phòng họp hybrid: Hãy kiểm tra góc nhìn trước, độ phân giải sau. Một chiếc camera sắc nét nhưng chỉ thu được phần giữa bàn sẽ cắt mất những người ngồi ở hai đầu. Hãy ngồi vào ghế xa nhất và hỏi một đồng nghiệp ở xa xem họ có thấy rõ mặt bạn không.
• Micro: Độ phủ của micro là một trong những yếu tố quan trọng nhất. Một chiếc micro chất lượng cao vẫn là vấn đề nếu nó không thu rõ được giọng của người ngồi ở cuối bàn. 
• Màn hình: Đặt hình ảnh của người ở xa trên màn hình ngay cạnh camera. Khi người trong phòng nhìn vào màn hình để nói chuyện với đồng nghiệp ở xa, họ cũng gần như đang nhìn vào camera, và người ở xa sẽ thấy có người đang nói với mình chứ không phải đang nhìn vào bức tường.
• Chỉ một thiết bị bật âm thanh: Nếu nhiều laptop trong cùng một phòng cùng vào họp với micro và loa đang bật, âm thanh sẽ dội ngược lại thành tiếng vọng. Hãy để một thiết bị duy nhất đảm nhận âm thanh của phòng. Ai vào họp bằng laptop để chia sẻ màn hình hoặc dùng khung chat thì nên tắt micro và tắt cả loa.
• Loa: Dùng loa đủ to và rõ để mọi người trong phòng nghe được người tham dự từ xa mà không gây tiếng vọng hay tiếng hú.

Lưu ý: Hãy chọn thiết bị họp hybrid dựa trên cách bố trí phòng và khoảng cách giữa các chỗ ngồi.

Nếu được, hãy dùng nền tảng họp mà nhóm bạn đã quen. Phần mềm quen thuộc giúp giảm bớt khâu thiết lập và giúp người tham dự dễ dùng khung chat, chia sẻ màn hình, phụ đề và các nút điều khiển khác. JotMe hoạt động song song với Zoom, Microsoft Teams, Google Meet và Webex, nên không ai phải chuyển sang một nền tảng họp video mới chỉ để xem bản dịch trực tiếp bằng ngôn ngữ của mình.

Cách tổ chức cuộc họp hybrid hiệu quả khi có người tham dự từ xa

Trong một cuộc họp hybrid, người ngồi trong phòng đương nhiên nắm được nhiều tín hiệu hình ảnh và lời nói hơn người tham dự từ xa. Vì vậy, hãy điều hành cuộc họp sao cho phía từ xa được tham gia ngang bằng.

Bạn cần bố trí phòng để người ở xa nhìn và nghe rõ, hỏi ý kiến họ trước, nhắc lại những gì micro không thu được, để ý xem ai đang theo dõi bằng ngôn ngữ thứ hai và ghi quyết định thành văn bản. Dưới đây là cách tổ chức một cuộc họp hybrid hiệu quả, có tính đến người tham dự từ xa:

Bước 1: Bố trí phòng họp hướng về màn hình

Trước khi mọi người vào họp, hãy ngồi ở ghế xa camera nhất và hỏi một đồng nghiệp ở xa xem họ thấy và nghe được gì. Nếu họ không thấy mặt bạn hoặc không nghe rõ lời bạn, thì đầu bàn bên kia gần như "vô hình" với người họp online. Cách khắc phục thường rất đơn giản: đưa hình ảnh người ở xa lên màn hình cạnh camera để người trong phòng nhìn về phía camera khi nói chuyện với họ, và chỉ để một laptop đảm nhận âm thanh của phòng, các máy còn lại vào họp ở chế độ tắt tiếng để không bị tiếng vọng.

Bước 2: Chào phía từ xa bằng tên

Hãy nói rõ ai đang ở đâu và cuộc họp sẽ diễn ra thế nào. Giả sử năm thành viên ngồi ở văn phòng, còn hai người là Lizzie và Dan tham gia qua video. Người chủ trì có thể mở đầu kiểu như: "Mình sẽ hỏi phía online trước nhé, và nếu ai nói điều gì mà micro không bắt được thì nhắc lại giúp mình." Chỉ mất mười giây, nhưng cũng là đặt luật chơi cho cả những người trong phòng.

Bước 3: Hỏi phía từ xa trước

Người trong phòng có thể trả lời chỉ trong hai giây. Còn Dan có khi vẫn đang loay hoay tìm nút bật micro. Vì thế, hãy hỏi đích danh: "Dan, bạn thấy chuyện này thế nào?" và đợi vài giây trước khi cả phòng bắt đầu thảo luận.

Bước 4: Nhắc lại những gì micro bỏ sót

Họp hybrid luôn có những câu chỉ người trong phòng nghe thấy. Chẳng hạn, Kyle hỏi nhỏ một câu từ cuối bàn, và tất cả những gì Lizzie và Dan nghe được là câu trả lời "ừ, chắc là được." 

Người trả lời nên nhắc lại câu hỏi trước: "Kyle hỏi là bên thiết kế có bàn giao kịp trước thứ Tư không. Được, nếu hôm nay mình chốt xong phần nội dung chữ." Với bảng trắng cũng vậy. Ai vẽ lên bảng thì nói luôn mình đang vẽ gì, vì camera chỉ cho thấy một hình chữ nhật sáng trắng.

Bước 5: Để ý xem ai đang theo dõi bằng ngôn ngữ thứ hai

Họp hybrid có thể khiến rào cản ngôn ngữ khó xử lý hơn. Người tham dự từ xa vốn đã có ít tín hiệu hình ảnh và lời nói hơn, và việc theo kịp một cuộc thảo luận nhanh bằng ngôn ngữ thứ hai lại thêm một tầng khó khăn nữa.

Lizzie đọc tiếng Anh tốt, nhưng đó là ngôn ngữ thứ hai của cô. Trên màn hình của cô, cả văn phòng chỉ là một ô hình nhỏ. Bốn người nói chen vào nhau, ai đó pha một câu đùa, và cô không biết ai đang nói. Cô im lặng suốt buổi, rồi tối hôm đó nhắn tin hỏi xem rốt cuộc chúng tôi đã quyết định gì.

Âm thanh không có vấn đề gì, cũng chẳng ai thiếu tôn trọng cô. Chỉ là cả phòng nói nhanh hơn tốc độ cô theo kịp. Giờ đây, khi chúng tôi chạy một công cụ dịch trực tiếp bằng AI chính xác như JotMe trên laptop của phòng họp và đưa mã QR lên màn hình treo tường, người trong phòng có thể dễ dàng đọc theo trên điện thoại bằng ngôn ngữ của mình. 

Lizzie mở cùng đường link đó từ khung chat và đọc bằng ngôn ngữ cô muốn. Không ai phải ngắt lời cả phòng để nói rằng mình đang bị lạc.

Bước 6: Nói to quyết định, rồi ghi lại thành văn bản

Ngày tháng nói miệng rất dễ bị hiểu nhầm, nhất là khi người tham dự ở các khu vực khác nhau. Câu "Thứ Sáu tuần sau mình ra mắt nhé" có thể là ngày 12 với người này và ngày 19 với người khác. Hãy đọc lại kèm ngày đầy đủ và người phụ trách: "Ra mắt dời sang thứ Sáu, ngày 18/9. Sam phụ trách," rồi đưa lên một slide dùng chung. 

‍

Sau cuộc họp, bạn thậm chí có thể nhờ JotMe soạn email tổng kết từ biên bản họp, giống như chúng tôi đã làm, để phía online nhận được đúng bản ghi giống như người trong phòng.

JotMe hoạt động thế nào trong cuộc họp hybrid?

JotMe là công cụ dịch trực tiếp bằng AI chính xác: chuyển lời nói thành phụ đề đã dịch, chia sẻ phụ đề đó đến thiết bị của từng người tham dự qua URL hoặc mã QR, và biến cuộc trò chuyện thành biên bản sau khi họp xong. Trong cuộc họp hybrid, JotMe mang đến cho người trong phòng và phía từ xa cùng một cuộc trò chuyện, bằng ngôn ngữ mà mỗi người muốn.

Cách thiết lập JotMe cho cuộc họp hybrid

Dưới đây là cách sử dụng JotMe trong một cuộc họp hybrid:

Bước 1: Chọn thiết bị

Dùng ứng dụng JotMe trên máy tính (Mac hoặc Windows) cho laptop của phòng họp, và ứng dụng di động (iPhone hoặc Android) cho các cuộc trò chuyện trực tiếp 

Với phòng họp, cách đơn giản nhất là chạy ứng dụng JotMe trên laptop đang kết nối với màn hình của phòng. Ai vào họp từ laptop cá nhân thì cứ giữ chế độ tắt tiếng để âm thanh không bị vọng.

Bước 2: Chọn ngôn ngữ và bắt đầu

Chọn ngôn ngữ nói và các ngôn ngữ cần dịch sang, rồi bắt đầu trước khi cuộc họp diễn ra. JotMe hỗ trợ hơn 200 ngôn ngữ và hơn 39.000 cặp ngôn ngữ cho dịch trực tiếp, nên cùng một cách thiết lập có thể dùng cho buổi tiếp nhà cung cấp Nhật Bản hay buổi trao đổi với đối tác Hàn Quốc ngay tại văn phòng của bạn.

Khi tiếp nhà cung cấp Nhật Bản, bạn có thể đặt tiếng Anh làm ngôn ngữ nói và tiếng Nhật làm ngôn ngữ dịch. Với buổi trao đổi cùng đối tác Hàn Quốc mà nhóm bạn nói tiếng Anh, hãy đặt tiếng Anh làm ngôn ngữ nói và tiếng Hàn làm ngôn ngữ dịch.

Bước 3: Chọn chế độ phù hợp với phòng họp

JotMe cung cấp nhiều tùy chọn dịch, chia sẻ và xử lý sau cuộc họp. Các tùy chọn chính gồm chép lời trực tiếp và dịch, dịch giọng nói sang giọng nói, chia sẻ bản dịch trực tiếp, tải bản ghi âm lên để dịch, và đổi ngôn ngữ của biên bản họp.

Bước 4: Chia sẻ link hoặc mã QR

Tùy chọn Share Translation (chia sẻ bản dịch) cho phép bạn chọn giữa Caption (phụ đề) và Voice (giọng nói), với ba cách chia sẻ: With URL (qua đường link), With Code (qua mã) và Subtitle Camera (camera phụ đề). Bạn có thể đưa mã QR lên màn hình của phòng và dán link vào khung chat cuộc họp. Mỗi người mở link trên trình duyệt và chọn ngôn ngữ.

Bước 5: Gửi biên bản họp

JotMe tạo biên bản họp AI sau khi kết thúc ghi âm. Trong buổi thử nghiệm họp trực tiếp của chúng tôi, biên bản mở đầu bằng một đoạn ý chính ngắn, tiếp theo là các đầu việc cần làm, chẳng hạn tổng hợp danh sách người tham dự và lên lịch một buổi trao đổi tiếp theo, với người tổ chức cuộc họp là người phụ trách. Sau đó là các điểm chính, trong đó có những câu hỏi của Rita (một trong các đối tác đến thăm) về marketing 360 độ (như bạn thấy trong hình).

Chúng tôi đã thử nghiệm như thế nào:

Chúng tôi chạy ứng dụng JotMe trên máy Mac, mô phỏng một cuộc trò chuyện trong phòng họp, chia sẻ bản dịch sang một thiết bị khác, rồi xem lại biên bản được tạo ra sau đó.

Kinh nghiệm tổ chức họp hybrid và sự kiện hybrid thành công

Một cuộc họp hybrid thành công được lên kế hoạch từ trước khi bắt đầu. Bạn cần quyết định cuộc họp có thật sự cần hybrid không, gửi chương trình họp và tài liệu sớm, phân công bốn vai trò, giữ một bản ghi chung và diễn tập sự kiện với đúng thiết bị thật. Dưới đây là những kinh nghiệm hay để tổ chức họp và sự kiện hybrid thành công:

• Cân nhắc xem cuộc họp có nên là hybrid không: Hãy xác định xem cuộc họp có thật sự được lợi khi mọi người ngồi chung một phòng không. Nếu công việc có thể xử lý hiệu quả không kém bằng hình thức online hoặc không đồng bộ, thì bố trí hybrid có thể chỉ làm mọi thứ phức tạp thêm. Trước khi lên kế hoạch cho một cuộc họp hybrid, bạn phải tự hỏi: "Chúng ta được gì khi ngồi chung một phòng?" Nếu không trả lời được, hãy cân nhắc làm việc hoàn toàn trực tuyến hoặc xử lý theo hình thức không đồng bộ.
• Viết chương trình họp nói rõ bạn cần gì ở mọi người: "Ngân sách quý 3" là một chủ đề. "Quyết định cắt 10% ngân sách sự kiện hay hoãn đợt tuyển dụng" mới là một mục trong chương trình họp. Người ở xa không thể "đọc không khí" trong phòng để biết điều gì quan trọng, nên bạn cần nói rõ cho họ bằng một chương trình họp tử tế.
• Phân công bốn vai trò trong cuộc họp: Mỗi cuộc họp hybrid nên có người điều phối, người phụ trách kỹ thuật phòng họp, người theo dõi khung chat và người giữ biên bản. Người điều phối quản lý thứ tự phát biểu và sự tham gia của mọi người, còn người phụ trách kỹ thuật theo dõi camera, micro và màn hình. Người theo dõi chat đưa các câu hỏi của người ở xa ra trước cả phòng, và người giữ biên bản ghi lại quyết định, ngày tháng và các đầu việc cần làm.
• Giữ một bản ghi chung: Nếu người trong phòng ghi chép trên giấy còn người ở xa gõ trên laptop, bản ghi có thể bị tách làm đôi. Hãy dùng một tài liệu chung, hoặc biên bản họp AI, để mọi người cùng làm việc trên một bản ghi lời thoại và bản tóm tắt.
• Hỏi ý kiến phản hồi của người ở xa: Sau hai hoặc ba cuộc họp hybrid đầu tiên, hãy hỏi một câu: "Bạn có thấy mình được tham gia đầy đủ không?" Câu trả lời sẽ cho bạn biết nên sửa âm thanh, góc camera hay cách nhường lời trước.
• Bố trí giờ nghỉ cho người tham dự từ xa: Trong khảo sát của NIH, những người thẩm định tham dự họp hybrid trực tiếp tự đánh giá mức độ tập trung của mình là 8,55/10, còn người tham dự từ xa là 8,02. Dù chênh lệch không lớn, đó vẫn là lý do để thêm một quãng nghỉ ngắn khi cuộc họp kéo dài quá một tiếng.

Quy tắc ứng xử khi họp hybrid dành cho người trong phòng

• Nói hướng về phía micro: Người ở xa chỉ nghe được những gì micro thu được, và giọng bạn sẽ nhỏ dần khi bạn quay đi chỗ khác.
• Mô tả bất cứ thứ gì bạn chỉ vào: Câu "như mọi người thấy ở đây" hoàn toàn không rõ ràng với người tham dự từ xa. Hãy nói "cột thứ ba, có tiêu đề doanh thu quý 3", hoặc chia sẻ tệp để mô tả chi tiết.
• Nhìn vào camera khi nói với đồng nghiệp ở xa: Nhìn thẳng vào camera giúp người ở xa cảm thấy mình đang được nói chuyện cùng, chứ không phải đang bị quan sát.

Quy tắc ứng xử khi họp hybrid dành cho người tham dự từ xa

• Tắt micro khi không nói: Tiếng gõ phím và tiếng ồn xung quanh sẽ vang ra cả phòng qua loa, nên khi không phát biểu, hãy tắt micro.
• Bật camera nếu có thể, và dùng nút giơ tay hoặc khung chat để tham gia: Bật camera khi phù hợp, và dùng tính năng giơ tay hoặc chat để báo hiệu khi bạn muốn phát biểu.
• Lên tiếng khi bạn bỏ lỡ điều gì: Nếu bỏ lỡ điều gì, hãy nói ngay thay vì đợi đến cuối buổi. Hỏi lại sớm giúp bạn không bị tụt lại phía sau.

Checklist cho cuộc họp và sự kiện hybrid

Checklist cho sự kiện hybrid gồm ba lượt. Trước cuộc họp, bạn cần xác nhận người tham dự, ngôn ngữ và thiết bị. Trong cuộc họp, mục tiêu là bảo vệ trải nghiệm của phía từ xa và ghi lại các quyết định. Sau khi kết thúc, bạn cần gửi biên bản, xác nhận các đầu việc cần làm và khắc phục những gì chưa ổn trong buổi họp.

Trước cuộc họp hybrid

• Xác nhận ai ngồi trong phòng, ai tham gia từ xa và mỗi người cần ngôn ngữ nào. Điều này quyết định bạn có cần phụ đề hay bản dịch không, và sắp xếp trước cuộc họp dễ hơn nhiều so với lúc đang họp.
• Gửi chương trình họp và tài liệu kèm mục tiêu và những quyết định bạn cần đưa ra.
• Kiểm tra camera và micro từ cả hai phía. Ngồi vào ghế xa nhất, nói thử và hỏi một đồng nghiệp ở xa xem họ thấy và nghe được gì.
• Bật phụ đề hoặc dịch trực tiếp và thử với một người nói thật. Kiểm tra mã QR và link hoạt động được trên cả điện thoại lẫn laptop.
• Phân công vai trò và chọn một thiết bị âm thanh duy nhất. Bạn cần một người điều phối, một người theo dõi chat và một người ghi biên bản. Các laptop khác trong phòng vào họp ở chế độ tắt tiếng để tránh tiếng vọng.

Trong cuộc họp hybrid

• Chào cả người trong phòng lẫn phía từ xa bằng tên, và hỏi người ở xa trước. Như vậy họ có lượt phát biểu trước khi cuộc trò chuyện trôi đi.
• Duy trì phụ đề hoặc bản dịch suốt cuộc họp. Đừng tắt giữa chừng.
• Đề nghị người nói xưng tên, và kiểm tra khung chat. Đọc to những tin nhắn quan trọng trong chat và dừng lại để nhận câu hỏi từ phía online.
• Đọc to từng quyết định và hiển thị bằng văn bản. Ghi rõ ngày tháng, người phụ trách và con số, để không điều gì phụ thuộc vào việc nó "nghe như thế nào".

Sau cuộc họp hybrid

• Gửi bản tóm tắt và các đầu việc cần làm trong vòng vài giờ.
• Chia sẻ biên bản bằng các ngôn ngữ mà nhóm bạn đọc. Gửi cho mỗi người phiên bản họ đọc thoải mái nhất.
• Hỏi người ở xa một câu, và ghi lại những gì trục trặc. Chỉ cần hỏi "Bạn có thấy mình được tham gia đầy đủ không?" là đủ. Ghi lại mọi lần mất tiếng hay lỗi phụ đề và khắc phục trước cuộc họp tiếp theo.

Cách tổ chức những cuộc họp hybrid tốt nhất

Một cuộc họp hybrid tốt nhất là cuộc họp mà không ai ở phía màn hình phải băn khoăn mình đã bỏ lỡ điều gì. Điều đó đến từ thiết bị bao quát được cả căn phòng, một người điều phối để ý đến phía từ xa thường xuyên như để ý đến người trong phòng, và thói quen ghi quyết định ra giấy thay vì tin vào trí nhớ. Khi người tham dự còn nói các ngôn ngữ khác nhau, phụ đề và bản dịch được chia sẻ sẽ giúp ai cũng dễ dàng theo kịp cuộc họp.

Bạn có thể bắt đầu với năm bước sau, và sẽ thấy khác biệt ngay sau một cuộc họp:

• Kiểm tra âm thanh từ cả hai phía trước khi bắt đầu, bằng cách ngồi vào ghế xa nhất.
• Mời người ở xa phát biểu trước mỗi khi bạn hỏi câu hỏi hay xin ý kiến.
• Cho mọi người xem cùng một phụ đề bằng ngôn ngữ của mình nếu nhóm bạn nói nhiều hơn một ngôn ngữ.
• Xác nhận quyết định bằng lời và bằng văn bản, kèm ngày tháng và con số.
• Gửi biên bản ngay sau cuộc gọi bằng các ngôn ngữ mà mọi người đọc.

Nếu nhóm bạn nói các ngôn ngữ khác nhau, hãy thử JotMe trong cuộc họp hybrid tiếp theo. JotMe mang đến dịch trực tiếp, phụ đề dùng chung và biên bản họp đa ngôn ngữ trong cùng một quy trình. Hãy bắt đầu miễn phí và chia sẻ mã QR ở cuộc họp hybrid tới của bạn.

Câu hỏi thường gặp về họp hybrid

Họp hybrid diễn ra như thế nào?

Trong một cuộc họp hybrid, một số người tham dự ngồi chung trong phòng, còn những người khác tham gia qua video hoặc âm thanh từ địa điểm khác. Camera và micro của phòng họp ghi lại không gian thực, để người tham dự từ xa thấy được ai đang có mặt và nghe được họ đang nói gì.

Điều gì làm nên một cuộc họp hybrid hiệu quả?

Một cuộc họp hybrid hiệu quả có âm thanh rõ ràng, chương trình họp bằng văn bản và một người điều phối đối xử bình đẳng với người tham dự từ xa. Cuộc họp cũng cần để lại bản ghi bằng văn bản về các quyết định và đầu việc cần làm, để kết quả không phụ thuộc vào việc ai đã ngồi trong phòng.

Khi nào không nên tổ chức họp hybrid?

Hãy cân nhắc họp hoàn toàn trực tuyến khi phần lớn người tham dự ở xa, công việc phụ thuộc nhiều vào tài liệu số dùng chung, hoặc căn phòng thực tế không mang lại nhiều giá trị. Hãy cân nhắc hình thức cộng tác không đồng bộ khi cuộc thảo luận không đòi hỏi mọi người tham gia theo thời gian thực.

Họp hybrid khác họp trực tuyến như thế nào?

Trong cuộc họp trực tuyến, tất cả người tham dự đều tham gia từ xa, nên ai cũng có cùng một trải nghiệm. Trong cuộc họp hybrid, một số người ngồi chung phòng còn những người khác tham gia online, nên trải nghiệm mặc nhiên không đồng đều. Họp hybrid cần chuẩn bị kỹ hơn: âm thanh phòng họp, vị trí đặt camera và một người điều phối luôn để ý đến phía từ xa.

Tổ chức họp hybrid gặp những thách thức gì?

Những thách thức chính khi tổ chức họp hybrid là mức độ tham gia không đồng đều, âm thanh và camera không bao quát hết phòng, và người tham dự từ xa không biết ai đang nói. Những câu nói bên lề và hình vẽ trên bảng trắng không đến được với người ở xa, và người trong phòng với người tham dự từ xa thường nhớ các quyết định theo những cách khác nhau. Khác biệt ngôn ngữ còn thêm một tầng khó khăn nữa khi người tham dự theo dõi cuộc họp bằng ngôn ngữ thứ hai của mình.

Làm sao để dịch trực tiếp một cuộc họp hybrid cho cả người trong phòng lẫn người tham gia online?

Bạn có thể dịch trực tiếp một cuộc họp hybrid bằng công cụ dịch AI chuyển âm thanh lời nói thành phụ đề hoặc giọng nói đã dịch. Ví dụ, với JotMe, người tổ chức có thể bật dịch trực tiếp, chọn ngôn ngữ và chia sẻ phụ đề đã dịch qua link hoặc mã QR. Người trong phòng có thể quét mã, còn người tham dự từ xa có thể mở link được chia sẻ.

Làm sao để dịch trực tiếp tiếng Anh sang tiếng Nhật trong cuộc họp hybrid?

Để dịch trực tiếp tiếng Anh sang tiếng Nhật trong cuộc họp hybrid, hãy đặt tiếng Anh làm ngôn ngữ nói và tiếng Nhật làm ngôn ngữ phụ đề trong JotMe trước khi cuộc họp bắt đầu, rồi chia sẻ link phụ đề. Người tham dự nói tiếng Nhật có thể đọc bản dịch trực tiếp từ tiếng Anh sang tiếng Nhật trên thiết bị của mình. Dịch từ tiếng Nhật sang tiếng Anh cũng hoạt động theo cách tương tự, và sau cuộc họp JotMe có thể tạo bản ghi lời thoại tiếng Nhật kèm bản dịch tiếng Anh.

JotMe có thể dùng làm công cụ dịch âm thanh trực tiếp và dịch giọng nói cho tiếng Tây Ban Nha và tiếng Anh không?

Có. JotMe hỗ trợ dịch trực tiếp giữa tiếng Tây Ban Nha và tiếng Anh theo cả hai chiều, gồm dịch trực tiếp từ tiếng Tây Ban Nha sang tiếng Anh và dịch trực tiếp từ tiếng Anh sang tiếng Tây Ban Nha. JotMe hỗ trợ dịch giọng nói sang giọng nói theo thời gian thực với giọng đọc AI cho tiếng Tây Ban Nha và tiếng Anh. Công cụ dịch giọng nói của JotMe phù hợp với những ai thích nghe hơn là đọc.