混合会议是什么？线上线下混合会议的设备搭建、开法与检查清单

混合会议（也常被称为“线上线下混合会议”）是指一部分人在会议室里面对面开会，另一部分人同时通过视频或音频远程加入的会议。两组人参与的是同一场实时讨论，所以会议室和屏幕必须作为一场会议来运转。

会议室里的人能听到身边的插话，也能看到手势、表情等现场信号，而这些未必能传到远程参会者那里。线上参会者完全依赖会议室的麦克风和摄像头，因此可能漏听小声的发言、分不清是谁在说话，或者要先操作会议平台的控件才能开口。

本指南将告诉你如何弥合这道差距，以及当会议室和远程一方的母语不同时该怎么办。

要点速览（TL;DR）

• 混合会议把现场参会者和远程参会者放进同一场实时对话。而在线上会议（虚拟会议）中，每个人都在自己的屏幕前，参会环境相对更一致。
• 混合会议的设备搭建取决于会议室大小。小会议室需要能覆盖每个座位的摄像头和麦克风；大会议室通常需要多支麦克风和两块屏幕。
• 要高效开好混合会议，关键在于习惯：先听远程参会者发言、制止私下交谈、留意聊天区，并把决定写在所有人都能看到的地方。
• 当参会者讲不同的语言时，把实时字幕分享到每个人自己的设备上，就能让所有人留在同一场对话里。JotMe 可以帮你通过链接或二维码分享实时翻译或字幕。

什么是混合会议

混合会议是指部分参会者在同一个会议室现场参会，其他人通过视频或音频远程加入的会议。所有人借助摄像头、麦克风、屏幕和会议软件，参与同一场实时对话。

混合会议设备与会议室搭建指南

混合会议的设备清单通常包括摄像头、麦克风、扬声器、显示屏和视频会议软件。较大的会议室可能还需要会议室控制器，或额外的摄像头和麦克风。如果混合会议的参会者讲不同的语言，可能还需要加上实时字幕或翻译，让每个人都能跟上讨论。

• 混合会议摄像头：先看视野范围，再看分辨率。画面再清晰，如果只拍到桌子中间，坐在两端的人就会被切出画面。坐到离摄像头最远的座位上，问问远程同事能否清楚看到你的脸。
• 麦克风：麦克风的拾音覆盖范围是最重要的考量之一。即使是高品质麦克风，如果无法清晰拾取桌子远端的人声，依然是个问题。 
• 屏幕：把远程参会者的画面放在紧挨摄像头的屏幕上。这样，大家看着屏幕和远程同事说话时，视线也大致朝向摄像头，远程一方看到的是有人在对自己说话，而不是有人盯着墙。
• 只让一台设备开启音频：如果同一会议室里有多台笔记本电脑同时开着麦克风和扬声器入会，声音会循环回来形成回声。让一台设备负责会议室音频；为了共享屏幕或使用聊天而用笔记本电脑入会的人，应关闭麦克风并关掉扬声器。
• 扬声器：使用音量足够、声音清晰的扬声器，让会议室里每个人都能听清远程参会者的发言，同时不产生回声或啸叫。

注意：请根据会议室布局和座位距离来选择混合会议设备。

如果可能，尽量使用团队已经熟悉的混合会议平台。熟悉的软件能减少搭建上的麻烦，也让参会者更容易使用聊天、屏幕共享、字幕和其他会议控件。JotMe 可与 Zoom、Microsoft Teams、Google Meet 和 Webex 配合使用，因此谁都不必为了获得自己语言的实时翻译而换用新的视频会议平台。

如何开好有远程参会者的混合会议？

在混合会议中，会议室里的人天然能获得比远程参会者更多的视觉线索和对话线索。会议的开法，要让远程一方同样充分参与。

你需要把会议室布置好，让远程参会者看得见、听得清；还需要先请他们发言、复述麦克风没收到的内容、确认谁在用第二语言跟进，并把决定落到书面上。下面是开好包含远程参会者的混合会议的具体做法：

第 1 步：为屏幕另一端布置会议室

在任何人入会之前，先坐到离摄像头最远的座位上，问一位远程同事看到和听到的是什么。如果对方看不到你的脸、听不清你的话，那么桌子远端在线上就等于“隐形”。解决办法通常很简单：把远程参会者的画面移到摄像头旁边，让大家对他们说话时自然朝向摄像头；只保留一台笔记本电脑负责会议室音频，其他人静音入会，这样就不会有回声。

第 2 步：点名欢迎远程一方

说明谁在哪里、会议怎么进行。假设团队有五个人在办公室，另外两人 Lizzie 和 Dan 通过视频加入。主持人可以这样开场：“我会先请线上的同事发言；如果你说的话麦克风可能收不到，请再重复一遍。”这只需要十秒钟，同时也给会议室里的人定下了规矩。

第 3 步：先请远程一方发言

会议室里的人两秒钟就能接上话，而 Dan 可能还在找取消静音的按钮。所以要点名提问：“Dan，你怎么看？”然后等上几秒，再让会议室里的人展开讨论。

第 4 步：复述麦克风漏掉的内容

混合会议里总会有只有会议室才听得到的发言。比如 Kyle 在桌子远端小声提了个问题，而传到 Lizzie 和 Dan 那里的只有一句“可以，应该没问题”。 

回答的人应该先复述问题：“Kyle 问的是设计能不能在周三前交付。可以，前提是我们今天把文案定下来。”白板也是一样。如果有人在白板上画图，要边画边说明自己在画什么，因为摄像头拍到的只是一块发亮的矩形。

第 5 步：确认谁在用第二语言跟进

混合会议可能让语言障碍更难处理。远程参会者本就缺少视觉和对话线索，再要用第二语言跟上快节奏的讨论，难度又多了一层。

Lizzie 的英语阅读能力很好，但英语是她的第二语言。在她的屏幕上，整个办公室只是一个小小的画面窗口。四个人抢着说话，有人开了个玩笑，她分不清是谁在讲。她一直没出声，到了晚上才发消息问我们最后定了什么。

音频没有问题，也没有人失礼，只是会议室的节奏比她能跟上的速度更快。现在，我们会在会议室的笔记本电脑上运行 JotMe 这样准确的 AI 实时翻译工具，并把二维码投到墙上的屏幕上，会议室里的人就能用手机以自己的语言轻松跟读。 

Lizzie 从聊天区打开同一个链接，用自己偏好的语言阅读。谁都不必打断会议，说自己跟不上了。

第 6 步：先口头确认决定，再写下来

口头说出的日期很容易产生歧义，尤其是参会者分布在不同地区时。“我们下周五发布”，对一个人来说可能是 12 日，对另一个人来说却是 19 日。复述时要带上完整日期和负责人：“发布改到 9 月 18 日（星期五），由 Sam 负责。”然后把它写在共享的幻灯片上。 

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会议结束后，你甚至可以像我们一样，让 JotMe 根据会议记录起草跟进邮件，让线上一方拿到和会议室一样的记录。

JotMe 在混合会议中如何发挥作用？

JotMe 是一款准确的 AI 实时翻译工具：它把口语翻译成字幕，通过链接（URL）或二维码把字幕分享到每位参会者的设备上，并在会后把对话整理成会议记录。在混合会议中，JotMe 让会议室和远程一方以各自偏好的语言参与同一场对话。

如何为混合会议设置 JotMe

下面是在混合会议中使用 JotMe 的方法：

第 1 步：选择设备

在会议室的笔记本电脑上使用 JotMe 桌面应用（Mac 或 Windows），面对面交谈时则使用移动应用（iPhone 或 Android）。 

对会议室来说，在连接会议室屏幕的笔记本电脑上运行 JotMe 桌面应用是最简单的方案。用个人笔记本电脑入会的人可以保持静音，避免音频产生回声。

第 2 步：设置语言并开始

选择说话语言和要翻译成的语言，并在会议开始前启动。JotMe 的实时翻译支持 200 多种语言和 39,000 多个语言对，因此同一套设置既适用于日本供应商来访，也适用于在你办公室举行的韩国合作伙伴简报会。

接待日本供应商来访时，可以把英语设为说话语言、日语设为翻译语言。如果是团队讲英语的韩国合作伙伴简报会，就把英语设为说话语言、韩语设为翻译语言。同理，如果海外同事讲英语、国内团队想看中文字幕，把翻译语言设为简体中文即可。

第 3 步：为会议室选择合适的模式

JotMe 提供多种翻译、分享和会后选项，主要包括实时转录与翻译、语音到语音翻译、分享实时翻译、上传录音进行翻译，以及更改会议记录的语言。

第 4 步：分享链接或二维码

Share Translation（分享翻译）选项可以在 Caption（字幕）和 Voice（语音）之间选择，并提供三种分享方式：With URL（通过链接）、With Code（通过分享码）和 Subtitle Camera（字幕摄像头）。你可以把二维码显示在会议室屏幕上，并把链接粘贴到会议聊天中。每个人在浏览器中打开后选择语言即可。

第 5 步：发送会议记录

录音结束后，JotMe 会生成 AI 会议记录。在我们的线下测试会议中，会议记录开头是一段简短的要点概述，随后是待办事项，例如整理参会者名单、安排一次后续会议，负责人为会议组织者。接下来是关键要点，其中包括 Rita（来访的合作伙伴之一）提出的关于 360 度营销的问题（见下图）。

我们的测试方法：

我们在 Mac 上运行 JotMe 桌面应用，模拟了一场会议室内的对话，把翻译分享到另一台设备上，并在会后查看了生成的会议记录。

成功召开混合会议与混合活动的最佳实践

成功的混合会议，在开始之前就已经规划好了。你需要判断会议是否真的需要采用混合形式、提前发送议程和材料、分配四种会议角色、保留一份共享记录，并用真实设备为活动彩排。以下是开好混合会议和混合活动的一些最佳实践：

• 先判断会议是否应采用混合形式：判断让大家聚在同一个房间，是否真的对这场会议有益。如果这项工作在线上或以异步方式同样能高效完成，混合形式可能只会徒增复杂度。在规划混合会议之前，一定要先问自己：“我们聚在同一个房间，能得到什么？”如果答不上来，就考虑改为线上进行，或以异步方式处理。
• 议程要写明你需要大家做什么：“第三季度预算”只是一个话题；“决定是将活动预算削减 10%，还是推迟招聘”才是一个议程项。远程参会者无法察言观色去判断什么最重要，所以你需要用一份像样的议程把它说清楚。
• 分配四种会议角色：为每场混合会议指定主持人、会议室技术负责人、聊天监督员和记录负责人。主持人负责管理发言顺序和参与情况，技术负责人盯着摄像头、麦克风和屏幕；聊天监督员把远程参会者的问题提出来，记录负责人记下决定、日期和待办事项。
• 保留一份共享记录：如果会议室里的人在纸上做笔记、远程参会者在笔记本电脑上打字，记录就可能分裂成两份。使用同一份共享文档，或使用 AI 会议记录，让所有人基于同一份文字记录和摘要工作。
• 向远程参会者征求反馈：开完最初两三场混合会议后，只问一个问题：“你觉得自己真正参与进来了吗？”他们的回答会告诉你，应该先改进音频、摄像头角度，还是发言轮次。
• 为远程参会者安排休息：在 NIH 的调查中，现场参加混合会议的评审人员给自己的专注度打了 8.55 分（满分 10 分），远程参会者则为 8.02 分。差距虽然不大，但足以成为会议超过一小时就安排短暂休息的理由。

混合会议礼仪：会议室参会者

• 朝着麦克风说话：远程参会者只能听到麦克风收到的声音，你一转身，声音就会变弱。
• 描述你指着的东西：“大家看这里”对远程参会者来说完全不明确。要说“标着第三季度营收的第三列”，或者共享文件来说明细节。
• 和远程同事说话时看着摄像头：直视摄像头，能让远程的人感觉自己是在被交谈，而不是在被旁观。

混合会议礼仪：远程参会者

• 不发言时保持静音：键盘声和背景噪音会通过扬声器传遍整个会议室，所以不说话时请把自己静音。
• 尽量打开摄像头，并用举手或聊天功能参与：在合适的时候打开摄像头，并用举手或聊天功能示意你想发言。
• 漏听了就说出来：如果漏掉了什么，直接说出来，不要等到会议结束。及早请对方澄清，能避免你越落越远。

混合会议与混合活动检查清单

这份混合活动检查清单分三轮进行。会前，要确认参会者、语言和设备；会中，目标是保障远程体验并记录决定；会后，要发送会议记录、确认待办事项，并修复会上没有运转好的环节。

混合会议前

• 确认谁在会议室、谁远程参会，以及每个人需要哪种语言。这决定了你是否需要字幕或翻译，而且在会前安排远比在会中安排容易得多。
• 发送议程和材料，写明会议目标和需要做出的决定。
• 从两端测试摄像头和麦克风。坐到最远的座位上说几句话，问远程同事看到和听到了什么。
• 启动字幕或实时翻译，并请真人开口测试。确认二维码和链接在手机和笔记本电脑上都能正常使用。
• 分配角色，并选定一台音频设备。你需要一名主持人、一名聊天看管人和一名记录员。会议室里的其他笔记本电脑静音入会，以免产生回声。

混合会议中

• 点名欢迎会议室和远程一方，并先请远程参会者发言。这能让他们在话题推进之前就有发言的机会。
• 整场会议都保持字幕或翻译可用。不要中途关掉。
• 请发言人先报姓名，并查看聊天区。把重要的聊天消息读出来，并停下来等待线上的提问。
• 把每个决定念出来，并以书面形式展示。写明日期、负责人和数字，不让任何事取决于“听起来像什么”。

混合会议后

• 在几小时内发送摘要和待办事项。
• 用团队阅读的语言分享会议记录。把每个人读起来最顺手的版本发给他。
• 问远程参会者一个问题，并记下哪里出了问题。“你觉得自己真正参与进来了吗？”就足够了。记下所有音频中断或字幕问题，并在下次会议前修复。

如何开好混合会议

开好混合会议，意味着屏幕那头的任何人都不必猜自己错过了什么。这需要能覆盖整个会议室的设备、一位像关注会议室一样频繁关注远程一方的主持人，以及把决定写下来、而不是依赖记忆的习惯。当参会者还讲着不同的语言时，共享字幕和翻译能让每个人都轻松跟上会议。

你可以从下面五个步骤开始，一场会议下来就能感受到差别：

• 开始前从两端测试音频，坐在最远的座位上测。
• 先听远程参会者的发言，每次征求问题或意见时都是如此。
• 给每个人同样的字幕：如果团队讲不止一种语言，就让每人以自己的语言阅读。
• 口头并书面确认决定，包括日期和数字。
• 通话结束后立即发送会议记录，使用大家阅读的语言。

如果你的团队讲不同的语言，不妨在下一场混合会议中试试 JotMe。JotMe 在一个工作流程中为你提供实时翻译、共享字幕和多语言会议记录。免费开始使用，在下一场混合会议上分享一个二维码吧。

常见问题

混合会议是如何进行的？

在混合会议中，一部分参会者坐在同一个会议室里，其他人则从别的地点通过视频或音频加入。会议室的摄像头和麦克风会捕捉现场的画面和声音，让远程参会者能看到谁在场、听到他们在说什么。

怎样的混合会议才算高效？

高效的混合会议有清晰的音频、书面议程，以及一位平等对待远程参会者的主持人。它还会留下关于决定和待办事项的书面记录，因此会议结果不取决于谁在会议室里。

什么情况下应避免召开混合会议？

如果大多数参会者都在远程、工作高度依赖共享的电子文档，或者实体会议室带来的价值不大，可以考虑完全线上的会议。如果讨论不需要实时参与，可以考虑异步协作。

混合会议和线上会议有什么区别？

在线上会议（虚拟会议）中，所有参会者都远程加入，因此每个人的体验相同。在混合会议中，一部分人共处一室，其他人在线加入，体验天然就不均衡。混合会议需要额外的规划：会议室音频、摄像头的摆放位置，以及一位关注远程一方的主持人。

召开混合会议有哪些挑战？

召开混合会议的主要挑战包括参与不平等、音频和摄像头覆盖不足，以及远程参会者分不清是谁在说话。私下的插话和白板草图传不到远程参会者那里，会议室参会者和远程参会者对决定的记忆也会出现偏差。当参会者用第二语言跟进会议时，语言差异又会多出一层障碍。

如何为会议室和线上的参会者实时翻译混合会议？

你可以使用 AI 翻译工具，把说话的音频转成翻译后的字幕或语音，从而实时翻译混合会议。例如，JotMe 让组织者启动实时翻译、选择语言，并通过链接或二维码分享翻译字幕。会议室里的人可以扫描二维码，远程参会者则可以打开分享的链接。

如何在混合会议中把英语实时翻译成日语？

要在混合会议中把英语实时翻译成日语，请在会议开始前在 JotMe 中把英语设为说话语言、日语设为字幕语言，然后分享字幕链接。讲日语的参会者就能在自己的设备上阅读英语到日语的实时翻译。日语到英语的翻译也是同样的方式，会后 JotMe 还能生成附英语翻译的日语文字记录。

JotMe 能否作为西班牙语和英语的实时音频翻译器和语音翻译器使用？

可以。JotMe 支持西班牙语与英语之间的双向实时翻译，包括西班牙语到英语的实时翻译和英语到西班牙语的实时翻译。它支持西班牙语和英语的实时语音到语音翻译，并以 AI 语音输出。它的语音翻译器适合更喜欢听、而不是读的人。