Hukum Merekam Rapat di Amerika Serikat dan Aturan Persetujuan

Hukum perekaman rapat di Amerika Serikat bergantung pada aturan federal dan negara bagian, lokasi peserta, serta jenis percakapan. Hukum federal memberikan pengecualian yang sering disebut persetujuan satu pihak. Sebagian negara bagian menetapkan syarat lebih ketat atau membedakan telepon, komunikasi elektronik, dan percakapan langsung. Panggilan lintas negara bagian atau negara dapat melibatkan lebih dari satu aturan.

Panduan ini bersifat umum. Undang-undang dan putusan dapat berubah, dan ketentuan bergantung pada fakta perekaman. Mintalah nasihat hukum di yurisdiksi terkait sebelum mengandalkan ringkasan ini untuk keputusan nyata.

Poin penting

• Hukum federal umumnya memberikan pengecualian berdasarkan persetujuan satu pihak. Negara bagian dapat menetapkan syarat lain.
• Banyak negara bagian dan Washington, D.C., mengizinkan bentuk perekaman oleh peserta dalam kondisi tertentu. Periksa undang-undang, tujuan, dan jenis komunikasi.
• California, Florida, Illinois, Maryland, Massachusetts, Montana, New Hampshire, Pennsylvania, dan Washington memiliki aturan yang lebih ketat untuk jenis perekaman tertentu. Syarat persetujuan, kerahasiaan, dan pemberitahuan berbeda.
• Connecticut, Delaware, Hawaii, Maine, dan Oregon menunjukkan mengapa jenis percakapan, lokasi alat, dan putusan pengadilan perlu diperiksa bersama.
• Di Michigan, rumusan undang-undang dan penafsiran tentang perekaman oleh peserta perlu dibaca bersama. Jangan memakai label negara bagian untuk memutuskan kasus tertentu.
• Untuk rapat lintas negara bagian, jadikan pemberitahuan dan persetujuan peserta sebelum perekaman sebagai kebijakan operasional jika sesuai. Hukum yang berlaku tetap bergantung pada fakta.
• Di luar AS, pemrosesan data, transparansi, tujuan, dan masa simpan dapat menambah kewajiban.

Apa Bedanya Persetujuan Satu Pihak dan Semua Pihak?

Persetujuan satu pihak berarti setidaknya satu peserta menyetujui perekaman. Menurut 18 U.S.C. § 2511(2)(d), perekam yang menjadi peserta atau menerima persetujuan sebelumnya dari satu peserta umumnya masuk pengecualian federal, dengan batas termasuk tujuan pidana atau perbuatan melawan hukum perdata. Periksa juga aturan negara bagian.

Persetujuan semua pihak sering disebut “persetujuan dua pihak”. Jika berlaku, aturan dapat mencakup semua peserta yang komunikasinya dilindungi, termasuk saat rapat diikuti lebih dari dua orang. Syarat pemberitahuan dan persetujuan mengikuti yurisdiksi.

Karena itu, legalitas merekam panggilan tanpa memberi tahu peserta bergantung pada aturan untuk komunikasi tersebut. Periksa jenis komunikasi, tempat, dan tujuan perekaman.

Berikut contoh cara membaca istilah dalam tabel.

Persetujuan satu pihak dalam kondisi tertentu

Florida memiliki aturan persetujuan untuk penyadapan dengan beberapa pengecualian. Di Nevada, aturan untuk komunikasi melalui kabel atau telepon dapat berbeda dari percakapan privat yang direkam langsung. Periksa undang-undang dan putusan yang relevan untuk jenis perekaman Anda.

Bagaimana Aturan Persetujuan di Negara Bagian AS?

Setiap negara bagian dapat membedakan panggilan, percakapan langsung, kerahasiaan, dan cara memperoleh audio. Putusan pengadilan juga bisa memengaruhi penerapan undang-undang.

Negara Bagian dengan Syarat yang Lebih Ketat

Negara bagian berikut memiliki persyaratan persetujuan, pemberitahuan, atau aturan untuk percakapan privat. Baca pasal dan pengecualiannya sebelum menggunakan ringkasan ini.

• California
• Florida
• Illinois
• Maryland
• Massachusetts
• Montana
• New Hampshire
• Pennsylvania
• Washington

Negara Bagian dengan Aturan yang Bergantung pada Konteks

Untuk beberapa negara bagian, hasilnya bergantung pada jenis komunikasi, lokasi alat, atau penafsiran pengadilan. Periksa dasar hukum yang relevan.

• Connecticut. Ketentuan perekaman telepon dan percakapan langsung berbeda. Untuk telepon, periksa alternatif persetujuan atau pemberitahuan pada § 52-570d serta aturan pidana yang berlaku.
• Delaware. Ketentuan penyadapan dan pelanggaran privasi dapat beririsan. Periksa jenis percakapan dan aturan yang mencakupnya.
• Hawaii. Selain ketentuan penyadapan, pemasangan alat di tempat privat dapat memicu syarat persetujuan yang berbeda.
• Maine. Baca definisi, pengecualian, dan cara percakapan ditangkap pada ketentuan yang berlaku.
• Michigan. Sejumlah putusan membedakan perekaman oleh peserta dan penyadapan percakapan orang lain. Periksa penafsiran yang berlaku bersama teks undang-undang.
• Oregon. Pasal 165.540 membedakan perangkat telekomunikasi dan percakapan langsung. Untuk kategori tertentu, aturan berfokus pada pemberitahuan kepada peserta. Periksa pengecualian dan putusan terkait.

Banyak negara bagian serta Washington, D.C., memakai aturan persetujuan satu pihak dalam situasi tertentu. Lihat tabel untuk memulai penelusuran hukum negara bagian dan periksa juga aturan federal.

Untuk panggilan lintas negara bagian, label dalam tabel hanya titik awal. Pastikan aturan menurut lokasi, komunikasi, dan cara merekam. Bila perlu, mintalah nasihat hukum dan dapatkan persetujuan sebelum merekam.

Bagaimana Jika Peserta Berada di Negara Bagian Berbeda?

Rapat jarak jauh dapat melibatkan peserta di beberapa yurisdiksi. Penelepon dari negara bagian yang memakai persetujuan satu pihak mungkin berbicara dengan peserta di wilayah yang mensyaratkan persetujuan semua pihak. Hukum yang berlaku bergantung pada lokasi dan fakta perekaman.

Pengadilan dapat menangani konflik aturan antarnegara bagian dengan cara berbeda. Untuk kebijakan internal, tim dapat memakai proses pemberitahuan dan persetujuan yang konsisten setelah diperiksa penasihat hukum.

Pertimbangkan situasi berikut.

• Jika peserta berada di wilayah dengan persyaratan persetujuan semua pihak, beri tahu semua peserta dan dapatkan persetujuan yang diperlukan sebelum mulai. Periksa secara terpisah hukum mana yang berlaku untuk panggilan tersebut.
• Jika setiap peserta berada di wilayah dengan aturan satu pihak, periksa apakah perekam menjadi peserta, tujuan perekaman memenuhi aturan, dan ada ketentuan tambahan dari perusahaan atau platform.
• Untuk rapat besar lintas wilayah, proses persetujuan yang konsisten membantu staf menjalankan kebijakan yang telah disetujui.

Hal ini penting bagi penjualan, layanan pelanggan, rekrutmen, dan dukungan. Misalnya, staf di Texas dapat menelepon calon pelanggan di Washington. Pemberitahuan dan persetujuan yang diperoleh sebelum merekam membantu menerapkan kebijakan yang sesuai. Mintalah tim hukum menilai aturan untuk panggilan lintas wilayah.

Bagaimana Aturan Perekaman di Luar Amerika Serikat?

Di luar AS, periksa dasar pemrosesan, tujuan, transparansi, masa simpan, dan hak peserta. Di Indonesia, Pasal 20 UU Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi mensyaratkan dasar pemrosesan. Jika menggunakan persetujuan, periksa Pasal 21–24.

Uni Eropa

Menurut GDPR, organisasi perlu memiliki dasar pemrosesan yang sesuai untuk audio yang dapat mengidentifikasi peserta. Selain persetujuan, Pasal 6 memuat dasar lain seperti kebutuhan kontrak, kewajiban hukum, atau kepentingan sah jika syaratnya terpenuhi.

Beri informasi yang sesuai tentang tujuan rekaman, akses, masa simpan, dan cara peserta menggunakan haknya.

Britania Raya

UK GDPR dan Data Protection Act 2018 mengatur pemrosesan informasi pribadi. Panduan ICO tentang pemantauan pekerja membahas alasan perekaman, transparansi, dan informasi yang harus diberikan. Periksa apakah rekaman rapat termasuk pemantauan dan perlu penilaian dampak.

Pilih dasar yang tepat, jelaskan tujuan, dan batasi pemakaian sesuai aturan. Persetujuan adalah salah satu kemungkinan, bergantung pada situasi.

Jepang

Act on the Protection of Personal Information (APPI) mengatur penanganan informasi pribadi. Rekaman yang dapat mengidentifikasi peserta bisa memicu kewajiban perlindungan data.

Periksa tujuan, pemberitahuan, akses, dan penanganan informasi sebelum merekam rapat bisnis di Jepang.

Korea Selatan

Protection of Communications Secrets Act membatasi perekaman percakapan orang lain yang tidak terbuka untuk umum. Bedakan rekaman oleh peserta dan intersepsi oleh pihak luar, serta periksa aturan yang berlaku pada cara perekaman.

Pada rapat bisnis, periksa juga pemberitahuan, pemrosesan data pribadi, akses, dan retensi. Aturan penyadapan dan perlindungan data membahas hal yang berbeda.

India

Ketentuan India memerlukan perhatian pada privasi, perekaman, dan pembuktian. Putusan R.M. Malkani v. State of Maharashtra membahas penerimaan bukti rekaman dalam keadaan tertentu. Putusan itu tidak menetapkan izin umum untuk merekam rapat bisnis.

Untuk rapat bisnis, periksa aturan yang berlaku, pemberitahuan, dasar pemrosesan, dan perlindungan data dengan penasihat hukum setempat.

Bagaimana Menyiapkan Perekaman Rapat?

Tentukan hukum, kebijakan, dan syarat platform sebelum merekam. Beri tahu peserta dan dapatkan persetujuan yang diperlukan saat semua orang masih dapat memilih.

Berikut contoh kalimat pembuka untuk meminta persetujuan.

“Sebelum mulai, kami ingin merekam rapat ini untuk catatan dan dokumentasi. Apakah semua peserta setuju jika rapat direkam?”

Tetapkan proses yang bisa dijalankan secara konsisten.

• Beri tahu sebelum merekam. Sampaikan pemberitahuan sebelum menekan tombol rekam.
• Tambahkan pemberitahuan tertulis. Gunakan undangan kalender atau obrolan rapat agar peserta dapat membacanya.
• Beri waktu untuk menjawab. Tunggu persetujuan jika diwajibkan dan beri kesempatan untuk menyampaikan keberatan.
• Tetapkan masa simpan. Sesuaikan waktu penyimpanan dengan tujuan dan kewajiban yang berlaku.
• Batasi akses. Beri akses rekaman dan transkrip hanya kepada orang yang memerlukannya.

Bagaimana JotMe Membantu?

Setelah pemberitahuan dan persetujuan yang diperlukan, JotMe dapat membuat rekaman dan transkrip untuk Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, dan Discord, sesuai perangkat serta pengaturan.

Ikuti alur berikut.

Langkah 1. Beri tahu peserta tentang rekaman dan tujuannya. Dapatkan persetujuan jika diperlukan.

Langkah 2. Buka rapat dan JotMe, pilih bahasa, lalu mulai perekaman dan terjemahan langsung setelah persyaratan terpenuhi.

Langkah 3. JotMe membuat transkrip percakapan. Periksa pengaturan untuk menyimpan rekaman dan transkrip.

Langkah 4. Setelah rapat, tinjau transkrip dan ringkasan. Ask JotMe dapat membantu menemukan informasi atau menyiapkan draf tindak lanjut.

Atur akses dan masa simpan sesuai kebijakan privasi serta retensi organisasi.

Alur ini membantu menyimpan rekaman dan transkrip bersama. Tim tetap perlu menentukan aturan pemberitahuan, persetujuan, serta perlindungan data yang berlaku pada peserta.

Merekam Rapat Kerja: Persetujuan Karyawan dan Kebijakan Perusahaan

Tetapkan kebijakan perekaman dan jelaskan kepada karyawan kapan alat akan digunakan. Periksa ketentuan hukum, tujuan, dan batas pemakaian rekaman.

• Beri tahu karyawan secara tertulis. Cantumkan praktik perekaman dalam kebijakan kerja atau panduan karyawan.
• Periksa lokasi peserta. Peserta di negara bagian atau negara berbeda dapat tunduk pada aturan berbeda.
• Pertimbangkan ketentuan ketenagakerjaan Uni Eropa. Dewan pekerja atau perwakilan karyawan mungkin memiliki hak konsultasi mengenai pemantauan dan perekaman.
• Lindungi rekaman sensitif. Terapkan kontrol akses dan retensi untuk evaluasi kinerja, tindakan disipliner, serta pembahasan SDM.

Setelah kebijakan jelas, periksa langkah perekaman pada platform yang digunakan. JotMe menyediakan panduan Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Discord, FaceTime, dan panggilan WhatsApp.

Pertanyaan Umum

Bolehkah merekam rapat tanpa memberi tahu siapa pun?

Jawabannya bergantung pada hukum yang berlaku. Hukum federal AS umumnya memberikan pengecualian jika perekam ikut dalam percakapan atau satu peserta telah memberi persetujuan. Negara bagian dapat mensyaratkan pemberitahuan atau persetujuan semua pihak untuk komunikasi tertentu. Perekaman yang melanggar aturan dapat menimbulkan konsekuensi perdata atau pidana.

Apakah pemberitahuan lisan cukup di negara bagian yang mewajibkan persetujuan semua pihak?

Pemberitahuan lisan yang jelas bisa memenuhi kewajiban pemberitahuan pada situasi tertentu. Jika persetujuan diwajibkan, beri peserta kesempatan yang nyata untuk menyetujui atau menolak sebelum merekam. Periksa juga kebijakan perusahaan dan aturan platform.

Bisakah rekaman digunakan di pengadilan?

Penerimaan rekaman sebagai bukti ditentukan oleh pengadilan dan aturan pembuktian yang berlaku. Cara memperoleh rekaman, keaslian, dan relevansinya bisa memengaruhi keputusan. Pelanggaran aturan perekaman juga dapat menimbulkan tanggung jawab hukum.

Bagaimana jika seseorang menolak direkam?

Hentikan atau hindari perekaman saat peserta menolak, kecuali tim hukum memastikan ada dasar untuk meneruskannya. Jika semua peserta harus menyetujui, penolakan perlu dihormati. Tawarkan untuk melanjutkan rapat tanpa rekaman bila memungkinkan.

Apakah GDPR melarang perekaman rapat?

Perekaman dapat termasuk pemrosesan data pribadi menurut GDPR. Organisasi perlu memiliki dasar yang sesuai, menjelaskan tujuan dan cara penggunaan, membatasi akses, dan menentukan masa simpan sesuai kebutuhan.

Apakah bot dan pencatat rapat AI juga memerlukan persetujuan?

Periksa aturan untuk audio, transkripsi, dan data yang dikumpulkan oleh alat. Jika pemberitahuan atau persetujuan diperlukan, sampaikan sebelum bot mulai merekam atau mentranskripsikan rapat.