Cara Menjalankan Rapat Hybrid

Rapat hybrid menggabungkan peserta yang berkumpul di ruangan dengan peserta yang bergabung melalui video atau audio. Keduanya perlu dapat mengikuti pembicaraan yang sama dan mengambil bagian saat keputusan dibuat.

Peserta di ruangan mendengar komentar pelan dan melihat isyarat yang mungkin tidak tertangkap kamera. Peserta daring bergantung pada mikrofon, sudut pandang, dan kontrol rapat untuk mengetahui siapa yang berbicara atau kapan dapat menanggapi.

Panduan ini membahas pengaturan ruangan, giliran bicara, pencatatan keputusan, dan cara menangani kebutuhan bahasa yang berbeda.

Ringkasan singkat

• Rapat hybrid melibatkan peserta di ruangan dan peserta jarak jauh sekaligus. Pada rapat daring sepenuhnya, semua peserta memakai perangkat masing-masing.
• Sesuaikan perangkat dengan ukuran ruangan. Ruang kecil memerlukan kamera dan mikrofon yang menjangkau setiap kursi. Ruang besar mungkin memerlukan beberapa mikrofon dan layar tambahan.
• Dahulukan peserta daring saat meminta tanggapan, hentikan percakapan samping, pantau chat, dan tulis keputusan di tempat yang dapat dibaca semua peserta.
• Untuk peserta yang memakai bahasa berbeda, JotMe menyediakan opsi membagikan takarir terjemahan melalui tautan atau kode QR sesuai pengaturan sesi.

Apa itu rapat hybrid?

Rapat hybrid berlangsung ketika sebagian peserta berada di satu ruangan dan sebagian bergabung dari jarak jauh melalui video atau audio. Kamera, mikrofon, layar, dan aplikasi rapat menghubungkan kedua kelompok.

Peralatan dan pengaturan ruangan untuk rapat hybrid

Siapkan kamera, mikrofon, pengeras suara, layar, dan aplikasi konferensi. Ruang besar mungkin memerlukan pengendali ruangan atau perangkat tambahan. Jika peserta memakai beberapa bahasa, tentukan apakah takarir atau keluaran suara terjemahan diperlukan.

• Kamera. Periksa jangkauan pandang sebelum resolusi. Duduk di kursi terjauh dan minta peserta daring memastikan wajah serta isyarat terlihat.
• Mikrofon. Periksa apakah ucapan dari setiap kursi terdengar jelas. Jika suara dari ujung meja tidak tertangkap, ubah penempatan atau tambah mikrofon.
• Layar. Tampilkan wajah peserta daring dekat kamera agar orang di ruangan dapat berbicara sambil menghadap ke arah yang sesuai.
• Satu perangkat untuk audio ruangan. Aktifkan mikrofon dan pengeras suara pada satu perangkat utama. Matikan keduanya pada laptop lain yang hanya dipakai untuk chat atau berbagi layar agar tidak timbul gema.
• Pengeras suara perlu terdengar jelas di seluruh ruangan tanpa membuat suara berbalik masuk ke mikrofon.

Catatan. Pilih perangkat berdasarkan tata letak, jarak antarkursi, dan sumber audio yang dipakai.

Gunakan platform yang sudah dikenal tim agar chat, berbagi layar, dan takarir mudah diakses. JotMe Desktop dapat berjalan bersama Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, dan Webex dengan sumber audio serta izin yang sesuai.

Cara menjalankan rapat dengan peserta jarak jauh

Orang di ruangan biasanya melihat dan mendengar lebih banyak isyarat. Atur cara berbicara agar peserta jarak jauh dapat ikut memberi tanggapan dan mengetahui apa yang diputuskan.

Uji kamera dan audio, beri giliran kepada peserta daring, ulangi hal yang tidak tertangkap, lalu catat hasil. Enam langkah berikut dapat dipakai sebagai panduan.

Langkah 1. Uji ruangan dari sisi peserta daring

Duduk di kursi terjauh dan minta rekan daring menjelaskan apa yang terdengar dan terlihat. Dekatkan layar peserta daring ke kamera dan gunakan satu perangkat untuk audio ruangan.

Langkah 2. Sapa peserta daring dengan nama

Sebutkan siapa yang ada di ruangan dan siapa yang bergabung melalui video. Misalnya, beri tahu Lizzie dan Dan bahwa peserta daring akan mendapat giliran awal, dan minta peserta di ruangan mengulang bila mikrofon tidak menangkap ucapannya.

Langkah 3. Beri giliran kepada peserta daring terlebih dahulu

Sebut nama saat meminta tanggapan, misalnya “Dan, bagaimana menurutmu?” Tunggu beberapa detik agar peserta sempat membuka mikrofon sebelum orang di ruangan menjawab.

Langkah 4. Ulangi ucapan yang tidak tertangkap mikrofon

Jika Kyle bertanya pelan dari ujung meja, peserta daring mungkin hanya mendengar jawabannya. Ulangi pertanyaan sebelum menanggapi.

Misalnya, “Kyle bertanya apakah desain bisa diserahkan Rabu. Bisa, jika naskah selesai hari ini.” Saat memakai papan tulis, jelaskan gambar atau bagikan materi digital.

Langkah 5. Periksa kebutuhan peserta yang memakai bahasa kedua

Peserta daring memiliki lebih sedikit petunjuk visual. Pembicaraan cepat dalam bahasa kedua dan suara yang tumpang tindih bisa menyulitkan mereka.

Pada contoh, Lizzie membaca bahasa Inggris dengan baik, tetapi sulit mengenali pembicara saat seluruh ruangan tampil dalam satu kotak video. Ia baru meminta penjelasan setelah rapat.

Tawarkan takarir yang dapat dibaca selama percakapan jika dibutuhkan. Penyelenggara dapat menjalankan JotMe dan menampilkan kode QR untuk peserta di ruangan, dengan pilihan bahasa sesuai sesi.

Peserta daring seperti Lizzie dapat memakai tautan yang dibagikan lewat chat. Beri waktu untuk membaca hasil atau meminta klarifikasi.

Langkah 6. Ucapkan dan tulis keputusan

Sebutkan tanggal lengkap dan nama penanggung jawab, terutama saat peserta berada di wilayah berbeda. Misalnya, “Peluncuran dipindah ke Jumat, 18 September. Sam bertanggung jawab.” Tulis pada dokumen bersama.

‍

Gunakan catatan untuk membuat draf pesan tindak lanjut. Periksa keputusan dan penanggung jawab sebelum membagikan versi yang sama kepada peserta di ruangan dan daring.

Bagaimana JotMe digunakan pada rapat hybrid?

Gunakan terjemahan langsung untuk menampilkan takarir, lalu bagikan melalui tautan atau kode QR sesuai pengaturan. Catatan dapat dibuat sesudah sesi yang disimpan. Periksa bahasa yang tersedia pada setiap mode.

Cara menyiapkan JotMe untuk rapat hybrid

Lihat cara menggunakan JotMe dan sesuaikan pengaturan dengan sumber audio serta kebutuhan peserta.

Langkah 1. Pilih perangkat

Gunakan JotMe Desktop di Mac atau Windows pada laptop ruangan. Untuk percakapan tatap muka dengan ponsel, periksa aplikasi dan fitur yang tersedia.

Pilih laptop yang terhubung ke layar dan audio ruangan. Laptop lain dapat bergabung dalam mode senyap agar tidak menambah gema.

Langkah 2. Pilih bahasa dan mulai sesi

Pilih bahasa ucapan jika mode memintanya dan bahasa hasil yang diperlukan. Periksa daftar bahasa sesuai model sebelum rapat, terutama untuk keluaran suara.

Untuk kunjungan pemasok Jepang atau rapat dengan mitra Korea, pilih bahasa yang benar-benar dipakai dalam percakapan dan hasil yang dapat diikuti peserta.

Langkah 3. Pilih mode sesuai ruangan

Gunakan transkripsi langsung bila perlu teks sumber, takarir untuk hasil terjemahan, atau terjemahan suara jika peserta perlu mendengar hasil. Periksa opsi catatan dan rekaman secara terpisah.

Langkah 4. Bagikan tautan atau kode QR

Pilih Caption atau Voice sesuai mode dan hak akses. Tautan dan kode QR membuka tampilan peramban. Kode desktop dan Subtitle Camera adalah alur lain. Uji tampilan dari perangkat peserta sebelum mulai.

Langkah 5. Tinjau dan bagikan catatan rapat

Setelah sesi yang disimpan berakhir, periksa catatan rapat berbantuan AI jika diaktifkan. Pada contoh sumber, catatan memuat daftar peserta dan penjadwalan rapat susulan. Cocokkan hasil dengan keputusan yang disampaikan.

Pengujian pada artikel sumber

Contoh sumber menjalankan JotMe di Mac, mensimulasikan percakapan di ruangan, membagikan hasil ke perangkat lain, lalu meninjau catatan.

Praktik untuk rapat dan acara hybrid

Sebelum rapat, tentukan format, bagikan agenda, bagi peran, dan siapkan satu catatan bersama. Untuk acara besar, uji peralatan dan cara bergabung sebagaimana akan dipakai peserta.

• Pilih format yang sesuai. Pertimbangkan apa yang diperoleh dari pertemuan fisik. Jika pekerjaan lebih mudah dilakukan melalui video atau dokumen yang bisa ditinjau bergiliran, pilih alur tersebut.
• Tulis agenda berdasarkan keputusan. Ganti topik umum seperti “Anggaran kuartal ketiga” dengan keputusan yang perlu dibuat, misalnya memilih antara mengurangi anggaran acara atau menunda perekrutan.
• Tetapkan empat peran. Fasilitator mengatur giliran. Penanggung jawab teknis memantau perangkat. Pemantau chat menyampaikan pertanyaan daring. Notulis mencatat keputusan, tenggat, dan tindakan.
• Gunakan satu catatan bersama. Simpan hasil pada dokumen yang sama atau catatan rapat berbantuan AI yang sudah diperiksa.
• Minta masukan peserta daring. Tanyakan bagian yang sulit diikuti agar tim dapat memperbaiki audio, sudut kamera, atau giliran bicara.
• Pertimbangkan jeda pada rapat panjang. Dalam survei NIH terhadap peninjau rapat, nilai perhatian yang dilaporkan adalah 8,55 dari 10 untuk peserta di ruangan dan 8,02 untuk peserta jarak jauh. Hasil ini berasal dari kelompok yang disurvei.

Etika peserta yang berada di ruangan

• Bicaralah menghadap mikrofon. Pastikan peserta daring dapat mendengar pertanyaan serta jawabannya.
• Jelaskan materi yang ditunjuk. Sebut kolom atau bagian yang dimaksud dan bagikan berkas bila perlu.
• Hadap kamera ketika menyapa peserta daring. Posisikan kamera dan layar berdekatan agar sapaan mudah diikuti.

Etika peserta jarak jauh

• Senyapkan mikrofon saat tidak berbicara. Suara latar dapat terdengar dari pengeras suara ruangan.
• Gunakan kamera, angkat tangan, atau chat sesuai kebutuhan. Pakai fitur angkat tangan atau chat untuk menandai bahwa Anda ingin bicara.
• Minta klarifikasi jika ada yang terlewat. Sampaikan saat pembahasan masih berlangsung agar peserta lain dapat mengulanginya.

Daftar periksa rapat dan acara hybrid

Gunakan daftar periksa sebelum, selama, dan sesudah rapat. Pastikan perangkat bekerja, peserta dapat mengikuti, dan hasil akhir dapat ditinjau.

Sebelum rapat hybrid

• Konfirmasikan lokasi peserta dan kebutuhan bahasa. Siapkan takarir atau terjemahan sebelum rapat bila diperlukan.
• Bagikan agenda dan bahan rapat beserta tujuan dan keputusan yang dibutuhkan.
• Uji kamera dan mikrofon dari kedua sisi. Minta peserta daring memberi tahu apa yang terdengar dari kursi terjauh.
• Uji takarir dan terjemahan dengan pembicara. Periksa apakah tautan atau kode QR berfungsi dari ponsel dan laptop.
• Bagi peran dan pilih perangkat audio utama. Tetapkan fasilitator, penanggung jawab teknis, pemantau chat, dan notulis.

Selama rapat hybrid

• Sapa kedua kelompok dan beri giliran awal kepada peserta daring. Tunggu jawaban sebelum pembicaraan beralih.
• Sediakan takarir atau terjemahan selama dibutuhkan. Periksa lagi jika audio atau tampilan berubah.
• Sebut nama pembicara dan pantau chat. Bacakan pertanyaan penting agar semua peserta dapat menanggapinya.
• Ucapkan keputusan lalu tampilkan secara tertulis. Cantumkan tanggal lengkap, penanggung jawab, dan angka penting.

Sesudah rapat hybrid

• Bagikan ringkasan dan tindak lanjut setelah diperiksa.
• Sediakan catatan dalam bahasa yang dibutuhkan peserta. Pastikan izin berbagi dan isi setiap versi.
• Minta masukan dan catat kendala yang muncul. Periksa gangguan audio, kamera, atau takarir sebelum rapat berikutnya.

Cara menjalankan rapat hybrid yang mudah diikuti

Uji perangkat yang mencakup seluruh ruangan, libatkan peserta daring, dan tulis keputusan di dokumen bersama. Jika bahasa berbeda, siapkan cara mengikuti takarir dan meminta klarifikasi.

Mulai dengan lima kebiasaan berikut.

• Uji audio dari kedua sisi sebelum rapat, termasuk dari kursi terjauh.
• Dahulukan peserta daring ketika meminta tanggapan.
• Bagikan takarir sesuai kebutuhan bahasa dan pastikan peserta dapat membukanya.
• Konfirmasikan keputusan secara lisan dan tertulis, termasuk tanggal dan angka.
• Bagikan catatan setelah ditinjau kepada pihak yang berhak.

Untuk rapat dengan beberapa bahasa, uji terjemahan langsung JotMe bersama sumber audio yang akan dipakai. Periksa akses takarir dan izin berbagi catatan.

Tanya jawab

Bagaimana cara kerja rapat hybrid?

Sebagian peserta berada di ruangan yang sama dan sebagian bergabung dari tempat lain melalui video atau audio. Kamera dan mikrofon ruangan membantu peserta daring melihat serta mendengar siapa yang berbicara.

Apa yang membuat rapat hybrid efektif?

Siapkan audio yang jelas, agenda tertulis, dan fasilitator yang melibatkan peserta daring. Catat keputusan serta tindak lanjut agar semua peserta mempunyai rujukan yang sama.

Kapan sebaiknya tidak memakai format hybrid?

Pertimbangkan rapat daring sepenuhnya jika sebagian besar peserta berada di luar kantor, pekerjaan mengandalkan dokumen bersama, atau ruang fisik tidak banyak membantu. Jika tidak perlu berdiskusi pada saat yang sama, gunakan dokumen atau pesan yang bisa ditanggapi kemudian.

Apa perbedaan rapat hybrid dan rapat virtual?

Pada rapat virtual, semua peserta bergabung dari perangkat masing-masing. Pada rapat hybrid, sebagian berada di satu ruangan dan sisanya bergabung dari jauh. Siapkan mikrofon ruangan, posisi kamera, dan fasilitator yang memantau peserta daring.

Apa tantangan dalam menjalankan rapat hybrid?

Tantangan utama meliputi partisipasi yang tidak merata, audio atau kamera yang tidak menjangkau semua orang, dan pembicara yang sulit dikenali dari jauh. Komentar di ruangan dan isi papan tulis bisa terlewat. Perjelas cakupan mikrofon, dahulukan giliran daring, bagikan bahan visual, dan sediakan takarir sesuai kebutuhan.

Bagaimana cara menerjemahkan rapat hybrid untuk peserta di ruangan dan daring?

Gunakan alat yang mengubah ucapan menjadi takarir atau suara terjemahan. Penyelenggara dapat memulai terjemahan langsung JotMe dan membagikan tautan atau kode QR. Peserta di ruangan memindai kode, sementara peserta daring membuka tautan.

Bagaimana cara menerjemahkan bahasa Inggris ke Jepang selama rapat hybrid?

Pada mode JotMe yang mendukungnya, pilih Inggris sebagai bahasa ucapan dan Jepang sebagai hasil. Bagikan tautan agar peserta dapat membaca takarir Inggris ke Jepang. Untuk arah sebaliknya, periksa bahasa yang didukung serta pilihan transkrip Jepang dengan terjemahan Inggris setelah rapat.

Apakah JotMe bisa menerjemahkan audio antara bahasa Spanyol dan Inggris?

Bisa pada mode yang mendukung pasangan tersebut. Pilih terjemahan langsung Spanyol ke Inggris atau Inggris ke Spanyol untuk takarir. Gunakan mode suara dengan model dan perutean yang sesuai jika peserta perlu mendengar hasil.