Dukungan JotMe untuk Keberagaman dan Inklusi di Perusahaan serta Acara Besar

‍Ringkasan — JotMe Desktop membantu peserta mengikuti rapat dan acara dalam bahasa yang tersedia, dengan teks langsung, transkrip, dan catatan dari sesi yang disimpan. Aplikasi menangkap audio komputer tanpa bot rapat. Bahasa, mode, dan pengaturan berbagi menentukan apa yang diterima peserta. 

Banyak perangkat lunak keberagaman dan inklusi mencatat representasi atau mengumpulkan hasil survei. Hambatan bahasa juga muncul di rapat, misalnya ketika peserta melewatkan keputusan karena pembicaraan berlangsung dalam bahasa kedua. JotMe membantu menyediakan teks terjemahan dan bahan tindak lanjut pada sesi yang mendukung.

Panduan ini menjelaskan simulasi rapat multibahasa, fitur yang membantu partisipasi, dan cara menempatkan JotMe bersama perangkat lunak lain yang digunakan perusahaan.

Keberagaman dan Inklusi dalam Kegiatan Perusahaan

Keberagaman mencakup perbedaan bahasa, budaya, kewarganegaraan, usia, kemampuan, dan pengalaman. Dalam kegiatan perusahaan, perbedaan itu hadir sejak perekrutan sampai rapat operasional dan acara untuk seluruh karyawan.

Inklusi menyangkut kemampuan setiap orang untuk memahami pembicaraan, menyampaikan pandangan, dan melihat masukannya dipertimbangkan dalam keputusan.

Kehadiran peserta dari latar yang beragam perlu didukung dengan cara berpartisipasi yang sesuai dengan kebutuhan mereka.

Jenis Perangkat Lunak Keberagaman dan Inklusi

Perangkat lunak untuk mendukung keberagaman dan inklusi dapat dibagi ke dalam tiga kelompok.

1. Alat analitik yang membantu memantau representasi dan kesetaraan kompensasi.
2. Alat survei yang mengumpulkan umpan balik tentang pengalaman dan partisipasi karyawan.
3. Alat operasional yang membantu peserta mengikuti percakapan lintas bahasa dan mengakses informasi saat rapat.

Perusahaan dapat mengevaluasi terjemahan langsung dan fitur aksesibilitas saat memilih alat SDM untuk perusahaan.

JotMe termasuk kelompok alat operasional. Aplikasi mendukung rapat, konferensi, dan acara dengan lebih dari 200 bahasa dan varian pada cakupan desktop. Pilihan seperti Spanyol–Inggris, Inggris–Mandarin, atau Arab–Inggris perlu diperiksa menurut mode yang dipakai.

Cara JotMe Mendukung Rapat Inklusif di Perusahaan Besar

JotMe menyediakan terjemahan langsung dan transkripsi dari audio komputer, termasuk saat memakai Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Webex, atau Slack Huddle. Aplikasi berjalan di perangkat tanpa menambahkan bot.

JotMe Desktop menangkap audio komputer jika izin tersedia, lalu menampilkan teks asli dan terjemahan. Untuk sesi yang disimpan, tim dapat meninjau catatan rapat AI dan transkrip dwibahasa jika pengaturan mengaktifkannya.

Ada tiga bagian alur yang dapat membantu peserta mengikuti rapat.

• Teks terjemahan yang tampil saat peserta berbicara.
• Transkrip dan catatan yang dapat diperiksa setelah sesi.
• Pilihan untuk membagikan terjemahan langsung melalui tautan atau kode QR.

Contoh berikut berasal dari simulasi tinjauan pemasaran dan operasional bulan Juni. Pembicara menggunakan bahasa Inggris dan peserta mengikuti teks terjemahan Spanyol.

Contoh Penggunaan JotMe dalam Rapat Multibahasa

JotMe menangkap audio yang diterima komputer dan menampilkan terjemahan dalam jendela terpisah. Peserta dapat mengikuti teks sementara pembicara melanjutkan penjelasan.

Dalam simulasi, pembicara menjelaskan biaya operasional dan menyebut John dari pemasaran. Teks Spanyol memuat konteks penurunan pada kuartal sebelumnya dan permintaan melibatkan John. Waktu dan kualitas hasil pada sesi lain bergantung pada audio, bahasa, model, dan koneksi.

Menyiapkan Terjemahan Langsung untuk Panggilan

Alur berikut dapat digunakan saat rapat berlangsung di Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Webex, atau Slack Huddle.

1. Buka JotMe Desktop pada komputer yang menerima audio. Pilih Spoken Language sesuai bahasa yang akan digunakan pembicara.
2. Pada bagian Translation, pilih bahasa yang ingin dibaca peserta.
3. Aktifkan terjemahan dan periksa apakah teks asli serta teks hasil terlihat pada jendela yang sesuai.
4. Buka rapat dan mulai sesi setelah menguji audio. Pastikan suara peserta lain ikut tertangkap dan beri tahu peserta sesuai aturan rapat.

Aplikasi berjalan tanpa menambahkan bot ke platform rapat. Tim TI tetap perlu menilai izin audio, pemrosesan layanan, penyimpanan, dan aturan perekaman sebelum menggunakannya pada rapat internal.

Mengikuti Poin Penting dengan Ringkasan Langsung

Panel Real-time Summary menampilkan ringkasan dari pembahasan yang sedang berlangsung. Tampilan dapat diakses dari area Ask JotMe pada sesi yang mendukung fitur tersebut.

Dalam simulasi, ringkasan Spanyol memuat beberapa poin berikut.

• Pembahasan acara pemasaran dan operasional bulan Juni.
• Penurunan pada kuartal sebelumnya dan usulan untuk melibatkan John.
• Rencana memeriksa penyebab masalah operasional.

Ringkasan dapat membantu peserta dalam dua hal.

Pemahaman Peserta yang menggunakan bahasa kedua dapat membaca poin utama dan meminta penjelasan jika ada rincian yang terlewat.

Partisipasi Setelah memahami inti pembicaraan, peserta dapat menyiapkan tanggapan dalam bahasanya dan memeriksa pilihan terjemahan sebelum menyampaikannya.

Menyiapkan Balasan Lintas Bahasa

Contoh sumber memperlihatkan alur yang menyiapkan terjemahan balasan dan bantuan pelafalan. Nama tombol dan jenis keluaran bergantung pada versi aplikasi dan mode sesi.

Dalam simulasi, peserta menulis "Sí, entendí y hablaré con John," lalu mendapat hasil Inggris "Yes, I understood, and I will talk to John," dan contoh pelafalan "yes, ai un-der-stud and ai wil tok tu John,".

Alur ini dapat membantu peserta yang sudah memahami pembahasan tetapi perlu waktu untuk menyusun jawaban dalam bahasa rapat.

Gunakan langkah berikut sebagai panduan untuk menyiapkan tanggapan.

1. Cari panel Ask JotMe atau kontrol terjemahan yang tersedia pada versi aplikasi Anda.
2. Tulis atau ucapkan tanggapan dalam bahasa yang biasa Anda gunakan, lalu pilih bahasa yang dipakai peserta rapat.
3. Tinjau hasil terjemahan dan periksa nama, angka, atau istilah penting. Gunakan bantuan pelafalan jika tersedia.
4. Bacakan hasilnya sendiri atau gunakan keluaran suara pada mode dan pengaturan audio yang mendukung.

Peserta dapat menyiapkan jawaban tanpa terburu-buru dan memeriksa kembali apa yang ingin disampaikan sebelum berbicara.

Mengakses Catatan dan Transkrip Setelah Rapat

Jika sesi disimpan, buka rekaman untuk melihat catatan dan transkrip. Riwayat Ask JotMe dapat ditinjau dari sesi terkait.

Catatan AI dapat memuat ringkasan singkat, poin pembahasan, dan tindak lanjut. Pengaturan penyimpanan menentukan keluaran yang tersedia setelah sesi.

Dalam simulasi, ringkasan mencantumkan kenaikan biaya operasional, permintaan melibatkan John dari pemasaran, dan tindak lanjut untuk mencari penyebab penurunan pada kuartal lalu.

Periksa ringkasan terhadap ucapan asli ketika rapat melibatkan lebih dari satu bahasa, terutama sebelum menyebarkan keputusan atau tugas.

Gunakan tampilan transkrip untuk mencocokkan teks sumber dengan terjemahan sebelum membagikan informasi kepada rekan.

Fitur JotMe untuk Perusahaan dan Acara

Perusahaan dapat menggabungkan teks langsung, berbagi ke peserta, dan dokumentasi setelah sesi. Pilih metode berdasarkan kebutuhan peserta serta kebijakan privasi acara.

Membagikan Terjemahan melalui Kode QR

Penyelenggara dapat membuat tautan dan kode QR dari JotMe Desktop, lalu menampilkannya pada slide, layar, atau materi acara. Peserta membuka kode di browser dan memilih salah satu bahasa yang diaktifkan. Periksa apakah acara memerlukan email saat peserta bergabung.

Untuk acara dengan 500 orang dan 12 bahasa kerja, perkirakan berapa orang yang akan menerima teks pada perangkat masing-masing, bahasa apa yang diaktifkan, dan apakah layar bersama lebih sesuai. Siapkan pilihan juru bahasa profesional untuk kebutuhan khusus, serta uji audio, akses jaringan, dan cadangan sebelum acara.

Pasangan Bahasa yang Didukung JotMe

JotMe mencantumkan lebih dari 200 bahasa dan varian regional pada cakupan desktop. Bahasa ucapan, bahasa hasil teks, dan keluaran suara memiliki daftar yang berbeda menurut model.

Untuk rapat berbahasa Mandarin yang perlu diikuti peserta berbahasa Arab, Portugis, atau Hindi, periksa kombinasi pada mode yang digunakan. Lakukan uji singkat dengan istilah dan aksen yang biasa muncul dalam rapat.

Cara Kerja JotMe Desktop Tanpa Bot Rapat

JotMe Desktop mengambil audio dari perangkat peserta. Aplikasi tidak masuk ke panggilan sebagai akun terpisah dan tidak tampil pada daftar peserta. Proses ini tetap membutuhkan izin audio dan penggunaan yang sesuai dengan kebijakan organisasi.

Peserta dapat memilih sendiri tampilan teks untuk mengikuti rapat. Penyelenggara tetap perlu memberi tahu peserta tentang transkripsi dan perekaman serta menyediakan akomodasi lain bila diperlukan.

Keamanan dan Peninjauan Kepatuhan JotMe

Kebijakan JotMe menjelaskan enkripsi saat data dikirim dan disimpan, kontrol akses, serta penyimpanan materi rapat berdasarkan pengaturan akun dan sesi.

JotMe menyatakan praktiknya mengikuti prinsip GDPR. Tim pengadaan dapat meninjau kebijakan privasi, retensi data, penggunaan subprosesor, dan ketentuan yang berlaku bagi organisasi.

Situs JotMe menampilkan lencana SOC 2 Type II. Mintalah laporan audit terkini untuk memeriksa periode dan cakupan layanan yang relevan.

Audio diambil dari perangkat peserta untuk menjalankan sesi. Kebijakan privasi menjelaskan kemungkinan penggunaan subprosesor untuk menyediakan fungsi layanan.

Rekaman rapat, transkrip, dan catatan sesi yang disimpan terkait dengan akun. Tinjau izin melihat, mengomentari, atau mengedit sebelum membagikan hasil kepada orang lain.

Menggunakan JotMe dalam Kegiatan Perusahaan

Tim operasi dapat menggunakan terjemahan suara ke teks, transkripsi, dan catatan rapat untuk membantu peserta mengikuti pembahasan. Pada acara yang lebih besar, penyelenggara bisa memilih antara layar bersama dan pembagian terjemahan ke perangkat peserta.

Pemakaian alur yang konsisten memudahkan tim menyiapkan bahasa, audio, dan akses untuk rapat rutin.

Pimpinan operasi dapat menguji fitur pada tinjauan mingguan, acara bulanan untuk seluruh karyawan, dan pertemuan pelanggan. Tentukan kapan catatan AI dibuat, siapa yang memeriksa isinya, dan bagaimana hasil dibagikan.

Tim yang mengevaluasi perangkat lunak inklusi dapat memadukan analitik, survei, dan bantuan dalam rapat. Ukur apakah peserta lebih mudah mengikuti keputusan dan menyampaikan tanggapan saat acara berlangsung.

Coba aplikasi terjemahan JotMe dengan contoh rapat atau acara tim Anda.

Tanya jawab

Platform rapat apa yang bisa digunakan bersama JotMe?

JotMe Desktop menangkap audio dari komputer ketika Anda memakai Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Webex, atau Slack Huddle. Aplikasi berjalan tanpa bot di daftar peserta. Tetap periksa izin perangkat, kebijakan perusahaan, dan persetujuan perekaman.

Berapa bahasa yang didukung JotMe untuk perusahaan?

JotMe mencantumkan lebih dari 200 bahasa dan varian untuk transkripsi dan terjemahan langsung di desktop. Pilihan input, output, dan suara mengikuti model yang digunakan. Periksa pasangan bahasa yang akan dipakai sebelum rapat.

Bagaimana cara meninjau kepatuhan GDPR dan SOC 2 JotMe?

Kebijakan privasi JotMe menjelaskan praktik yang mengikuti prinsip GDPR, termasuk enkripsi dan kontrol akses. Situs JotMe menampilkan lencana SOC 2 Type II. Untuk pengadaan, mintalah bukti audit terkini dan tinjau cakupan layanannya dengan tim keamanan.

Bagaimana cara memakai kode QR untuk terjemahan di acara besar?

Penyelenggara membagikan tautan atau kode QR dari JotMe Desktop. Peserta membukanya di browser dan memilih bahasa yang diaktifkan. Hitung pemakaian menit berdasarkan mode dan jumlah perangkat peserta.

Berapa harga paket JotMe Team untuk perusahaan?

Kalkulator JotMe Team menampilkan pilihan mulai dari dua pengguna, dengan minimal 200 menit terjemahan langsung per pengguna. Sebagai ilustrasi, lima pengguna dengan 5.000 menit berbiaya US$3.300 per tahun pada penagihan tahunan dengan diskon 50%. Periksa tarif, kuota, dan penawaran Enterprise terkini sebelum membeli.